Xác định chi phí tư vấn xây dựng và chi phí đầu tư

 

Xác định chi phí tư vấn xây dựng và kiểm tra việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Trong tổng thể quản lý chi phí đầu tư xây dựng, chi phí tư vấn xây dựng là một khoản mục có vai trò đặc biệt quan trọng. Đây là nguồn chi để thực hiện hàng loạt công việc chuyên môn từ khảo sát, lập dự án, thiết kế, thẩm tra, giám sát, kiểm định cho đến các hoạt động tư vấn hỗ trợ chủ đầu tư trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án.

Nếu chi phí xây dựng và chi phí thiết bị phản ánh trực tiếp giá trị tạo lập công trình thì chi phí tư vấn phản ánh giá trị của hoạt động chuyên môn, trí tuệ và kỹ thuật cần thiết để dự án được chuẩn bị và triển khai đúng quy định, đúng chất lượng và đúng mục tiêu đầu tư.

Bên cạnh việc xác định chi phí tư vấn, pháp luật còn đặt ra cơ chế kiểm tra việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Người quyết định đầu tư có trách nhiệm tổ chức kiểm tra việc thực hiện của chủ đầu tư, trong đó tập trung vào trách nhiệm quản lý chi phí, việc xác định và điều chỉnh dự toán cũng như quản lý chi phí dự phòng.

Hai nội dung này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Một mặt, chi phí tư vấn phải được xác định đúng, đủ và có cơ sở. Mặt khác, toàn bộ quá trình quản lý chi phí của chủ đầu tư phải có khả năng được kiểm tra, đánh giá và chứng minh tính tuân thủ.

Vai trò của chi phí tư vấn xây dựng

Một dự án đầu tư xây dựng không thể chỉ dựa vào hoạt động thi công.

Trước khi công trình được xây dựng, cần có khảo sát, thiết kế, phân tích phương án đầu tư, lập hồ sơ, đánh giá các giải pháp kỹ thuật và xác định chi phí.

Trong giai đoạn thi công, cần có giám sát, kiểm định, thí nghiệm và nhiều hoạt động chuyên môn khác.

Sau khi công trình hoàn thành, một số dịch vụ tư vấn vẫn có thể tiếp tục được sử dụng để hỗ trợ nghiệm thu, quyết toán, bàn giao hoặc đánh giá chất lượng.

Do đó, chi phí tư vấn không phải là một khoản chi phụ.

Đây là thành phần quan trọng giúp chủ đầu tư kiểm soát chất lượng, tiến độ và chi phí của dự án.

Một khoản chi tư vấn được xác định hợp lý có thể giúp hạn chế rất nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện.

Ngược lại, nếu cắt giảm quá mức chi phí tư vấn hoặc xác định sai phạm vi công việc, dự án có thể phát sinh lỗi thiết kế, sai khối lượng, chậm tiến độ hoặc tranh chấp về sau.

Các phương pháp xác định chi phí tư vấn xây dựng

Theo quy định, chi phí tư vấn xây dựng được xác định theo nhiều phương pháp khác nhau tùy thuộc vào loại công việc và mức độ đầy đủ của hệ thống định mức.

Có ba nhóm phương pháp chính.

Thứ nhất là xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm.

Thứ hai là lập dự toán chi tiết đối với công việc chưa có định mức hoặc định mức hiện hành chưa phù hợp.

Thứ ba là xác định riêng đối với khảo sát xây dựng và thí nghiệm chuyên ngành xây dựng theo phương pháp dự toán.

Việc lựa chọn phương pháp phải căn cứ vào bản chất công việc chứ không thể sử dụng tùy ý.

Xác định chi phí tư vấn theo định mức tỷ lệ phần trăm

Đối với những công việc tư vấn đã có định mức tỷ lệ phần trăm do cơ quan có thẩm quyền ban hành, chi phí tư vấn có thể được xác định trên cơ sở tỷ lệ đó.

Đây là phương pháp tương đối đơn giản và phổ biến.

Tỷ lệ phần trăm thường được xác định trên một cơ sở chi phí nhất định, chẳng hạn chi phí xây dựng, chi phí thiết bị hoặc tổng giá trị có liên quan.

Ví dụ, một công việc tư vấn thiết kế có thể được xác định bằng tỷ lệ phần trăm của chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế theo quy định tương ứng.

Ưu điểm của phương pháp này là nhanh, thuận tiện và tạo tính thống nhất trong quản lý.

Chủ đầu tư không cần lập bảng chi tiết cho từng giờ chuyên gia nếu công việc đã có định mức tỷ lệ phù hợp.

Tuy nhiên, phương pháp tỷ lệ chỉ nên áp dụng khi loại hình công việc, quy mô và tính chất dự án phù hợp với phạm vi của định mức.

Không nên áp dụng định mức tỷ lệ một cách máy móc

Một sai sót thường gặp là thấy đã có định mức tỷ lệ thì áp dụng ngay mà không kiểm tra điều kiện sử dụng.

Trong thực tế, hai công việc cùng tên nhưng có thể khác nhau đáng kể về phạm vi và độ phức tạp.

Ví dụ, thiết kế một công trình dân dụng tiêu chuẩn khác với thiết kế một công trình công nghiệp có dây chuyền công nghệ phức tạp.

Nếu định mức được xây dựng cho điều kiện thông thường nhưng dự án có nhiều yêu cầu đặc biệt, chi phí xác định theo tỷ lệ có thể không phản ánh đúng công việc thực tế.

Do đó, trước khi áp dụng cần kiểm tra loại công trình, cấp công trình, phạm vi dịch vụ, yêu cầu sản phẩm và các yếu tố hiệu chỉnh nếu có.

Công việc chưa có định mức tư vấn

Trong thực tế, có nhiều công việc tư vấn mới hoặc đặc thù chưa được xây dựng định mức.

Ví dụ, dự án có thể yêu cầu một loại phân tích kỹ thuật chuyên sâu, mô hình hóa đặc biệt hoặc tư vấn tích hợp công nghệ mà hệ thống định mức chưa bao quát.

Trong trường hợp đó, chi phí phải được xác định bằng dự toán.

Đây là phương pháp linh hoạt hơn vì chi phí được tính trên cơ sở nguồn lực thực tế cần thiết để thực hiện công việc.

Dự toán có thể bao gồm chi phí chuyên gia, nhân lực hỗ trợ, thiết bị, phần mềm, đi lại, lưu trú, văn phòng, thu thập dữ liệu và các khoản cần thiết khác.

Tuy nhiên, càng linh hoạt thì yêu cầu chứng minh càng cao.

Chủ đầu tư và đơn vị tư vấn phải làm rõ tại sao công việc cần những nguồn lực đó.

Trường hợp đã có định mức nhưng không phù hợp

Một tình huống khác là hệ thống đã có định mức, nhưng định mức không phù hợp với phạm vi công việc cụ thể.

Trong trường hợp này, không nên cố áp dụng tỷ lệ chỉ để đơn giản hóa.

Thay vào đó, có thể lập dự toán phù hợp với nội dung công việc cần thực hiện.

Ví dụ, một dự án yêu cầu thiết kế lại nhiều phương án, phối hợp BIM cấp độ cao, mô phỏng năng lượng hoặc kiểm tra chuyên sâu mà định mức tư vấn thông thường chưa phản ánh.

Khi đó, lập dự toán chi tiết có thể phù hợp hơn.

Điều quan trọng là phải giải trình rõ yếu tố khác biệt và tránh tình trạng vừa áp dụng tỷ lệ vừa bổ sung thêm chi phí không có căn cứ.

Nội dung của một dự toán chi phí tư vấn

Một dự toán tư vấn tốt thường phải xác định rõ phạm vi công việc trước.

Cần biết tư vấn phải cung cấp những sản phẩm nào.

Thời gian thực hiện bao lâu.

Cần bao nhiêu chuyên gia.

Trình độ chuyên gia ra sao.

Có cần khảo sát hiện trường hay không.

Có cần sử dụng phần mềm hoặc thiết bị đặc thù hay không.

Từ đó, chi phí mới được xác định.

Ví dụ, một gói tư vấn có thể cần một chủ nhiệm dự án, ba chuyên gia kết cấu, hai chuyên gia cơ điện và đội ngũ hỗ trợ trong sáu tháng.

Chi phí nhân sự được xác định trên cơ sở thời gian và đơn giá phù hợp.

Các khoản công tác phí, văn phòng, phần mềm, dịch thuật hoặc chi phí khác cũng được tính nếu thực sự cần thiết.

Chi phí khảo sát xây dựng

Khảo sát xây dựng là một nhóm công việc tư vấn có tính chất đặc thù.

Chi phí khảo sát không xác định chung theo tỷ lệ phần trăm như nhiều dịch vụ tư vấn khác mà được lập dự toán riêng.

Lý do là chi phí khảo sát phụ thuộc rất lớn vào khối lượng và điều kiện thực tế.

Ví dụ, khảo sát địa chất ở khu vực đất yếu có thể cần số lượng lỗ khoan lớn hơn.

Khảo sát ở vùng núi hoặc ngoài biển có điều kiện tiếp cận khó khăn và chi phí cao hơn.

Dự toán khảo sát cần căn cứ vào nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật, khối lượng công việc, định mức và giá đầu vào.

Các khoản chi trong khảo sát xây dựng

Chi phí khảo sát có thể bao gồm nhân công, thiết bị, vật liệu, vận chuyển và các khoản phục vụ hiện trường.

Ví dụ, khảo sát địa chất có thể cần máy khoan, ống mẫu, vật tư thí nghiệm và nhân lực kỹ thuật.

Khảo sát địa hình có thể sử dụng máy toàn đạc, GPS, thiết bị bay hoặc các công nghệ đo đạc khác.

Tùy công nghệ, chi phí sẽ khác nhau.

Do đó, việc lập dự toán khảo sát phải gắn với phương án kỹ thuật được chấp thuận.

Không nên chỉ ước tính chung theo diện tích dự án.

Chi phí thí nghiệm chuyên ngành xây dựng

Thí nghiệm chuyên ngành cũng được xác định bằng dự toán.

Phạm vi có thể gồm thí nghiệm vật liệu, cấu kiện, nền móng, kết cấu hoặc các hệ thống kỹ thuật.

Ví dụ, dự án có thể cần thử nén bê tông, kiểm tra cường độ thép, thí nghiệm đất, thử tải cọc hoặc nhiều loại thí nghiệm khác.

Chi phí phụ thuộc vào số lượng mẫu, loại thí nghiệm, thiết bị và yêu cầu kỹ thuật.

Đối với những công trình phức tạp, chi phí này có thể đáng kể.

Nếu không tính đủ từ đầu, dự án có thể thiếu kinh phí cho công tác kiểm soát chất lượng.

Phân biệt khảo sát và thí nghiệm với các công việc tư vấn khác

Một điểm cần lưu ý là khảo sát và thí nghiệm có bản chất dựa nhiều vào khối lượng thực tế.

Do đó, cách xác định bằng dự toán chi tiết phù hợp hơn tỷ lệ phần trăm.

Ngược lại, các dịch vụ như quản lý dự án, thiết kế hoặc thẩm tra có thể được xác định theo tỷ lệ nếu đã có định mức.

Sự phân biệt này giúp chi phí phản ánh đúng bản chất của từng loại công việc.

Chi phí thuê tư vấn nước ngoài

Đối với một số dự án lớn, phức tạp hoặc sử dụng công nghệ đặc biệt, chủ đầu tư có thể cần thuê tư vấn nước ngoài.

Chi phí tư vấn nước ngoài thường có nhiều đặc điểm khác so với tư vấn trong nước.

Đơn giá chuyên gia có thể cao hơn.

Có thể phát sinh chi phí vé máy bay, lưu trú, bảo hiểm, thuế, phiên dịch và các khoản liên quan đến làm việc quốc tế.

Ngoài ra, còn có thể phát sinh chi phí chuyển giao dữ liệu, bản quyền phần mềm hoặc sử dụng tiêu chuẩn nước ngoài.

Vì vậy, chi phí thuê tư vấn nước ngoài cần được xác định theo hướng dẫn riêng.

Xác định nhu cầu thực tế trước khi thuê tư vấn nước ngoài

Không phải cứ dự án lớn là cần thuê tư vấn nước ngoài.

Chủ đầu tư cần chứng minh nhu cầu.

Ví dụ, công nghệ chưa phổ biến trong nước hoặc cần chuyên gia có kinh nghiệm quốc tế đặc biệt.

Nếu năng lực trong nước đáp ứng được thì việc thuê tư vấn nước ngoài với chi phí cao có thể không cần thiết.

Do đó, trước khi xác định chi phí, cần xác định rõ phạm vi công việc mà chuyên gia nước ngoài thực hiện.

Nội dung nào tư vấn trong nước đảm nhận.

Nội dung nào bắt buộc cần chuyên gia quốc tế.

Việc phân chia rõ sẽ giúp tối ưu chi phí.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tư vấn nước ngoài

Chi phí thuê tư vấn nước ngoài có thể phụ thuộc vào quốc gia, kinh nghiệm chuyên gia, thời gian làm việc và hình thức cung cấp dịch vụ.

Một chuyên gia làm việc hoàn toàn tại Việt Nam sẽ phát sinh chi phí khác với người chỉ tham gia trực tuyến.

Dự án kéo dài nhiều năm có thể phát sinh nhiều đợt đi lại.

Tỷ giá ngoại tệ cũng là yếu tố cần xem xét.

Các nghĩa vụ thuế đối với nhà thầu nước ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến tổng giá trị.

Do đó, dự toán phải phản ánh toàn bộ các yếu tố này thay vì chỉ tính đơn giá chuyên gia.

Mối quan hệ giữa chi phí tư vấn và tổng mức đầu tư

Chi phí tư vấn là một khoản mục của tổng mức đầu tư xây dựng.

Do đó, khi xác định chi phí tư vấn, chủ đầu tư phải kiểm tra sự phù hợp với tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

Nếu chi phí tư vấn phát sinh vượt đáng kể so với dự kiến, cần xem xét nguyên nhân.

Có thể do phạm vi công việc thay đổi.

Có thể do dự án phức tạp hơn dự kiến.

Cũng có thể do chi phí ban đầu được xác định chưa đầy đủ.

Trong trường hợp cần thiết, việc điều chỉnh phải được thực hiện theo quy định quản lý chi phí.

Tránh tính trùng chi phí tư vấn

Đây là một vấn đề rất thường gặp.

Ví dụ, một công việc đã được tính trong chi phí quản lý dự án nhưng lại tiếp tục được đưa vào gói tư vấn thuê ngoài.

Hoặc một dịch vụ đã được tính chung cho toàn dự án nhưng tiếp tục phân bổ đầy đủ vào từng công trình.

Điều này có thể làm tăng tổng mức đầu tư không cần thiết.

Do đó, khi xác định chi phí tư vấn cần lập danh mục rõ ràng: công việc nào chủ đầu tư tự thực hiện, công việc nào ban quản lý thực hiện và công việc nào thuê tư vấn.

Nếu một công việc đã được giao cho tư vấn ngoài thì không nên đồng thời tính đầy đủ nguồn lực nội bộ cho cùng nhiệm vụ.

Chi phí tư vấn và hiệu quả đầu tư

Chi phí tư vấn cần được nhìn dưới góc độ hiệu quả chứ không chỉ là khoản cần cắt giảm.

Một thiết kế tốt có thể giúp giảm hàng chục tỷ đồng chi phí thi công.

Một đơn vị giám sát tốt có thể hạn chế sai sót và khối lượng phát sinh.

Một tư vấn thẩm tra có năng lực có thể phát hiện vấn đề trước khi thi công.

Do đó, chi phí tư vấn hợp lý có thể mang lại giá trị lớn hơn nhiều so với chính khoản tiền bỏ ra.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chi phí tư vấn càng cao càng tốt.

Mục tiêu là lựa chọn phạm vi dịch vụ và nguồn lực phù hợp với dự án.

Kiểm tra việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Bên cạnh xác định các khoản chi, pháp luật còn quy định cơ chế kiểm tra quản lý chi phí.

Người quyết định đầu tư có trách nhiệm tổ chức kiểm tra việc quản lý chi phí của chủ đầu tư.

Mục tiêu là đánh giá xem chủ đầu tư có thực hiện đúng nghĩa vụ, có kiểm soát chi phí và có tuân thủ các quy định hay không.

Đây là một lớp kiểm soát quan trọng, đặc biệt đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước hoặc có quy mô lớn.

Kiểm tra trách nhiệm của chủ đầu tư

Nội dung đầu tiên là kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của chủ đầu tư.

Chủ đầu tư là chủ thể trực tiếp quản lý dự án.

Do đó, phải chịu trách nhiệm đối với việc xác định tổng mức đầu tư, dự toán, giá gói thầu, quản lý hợp đồng và nhiều nội dung chi phí khác.

Công tác kiểm tra sẽ xem xét liệu chủ đầu tư có tổ chức các công việc đúng trình tự hay không.

Các quyết định có đúng thẩm quyền hay không.

Dữ liệu sử dụng có đủ căn cứ hay không.

Các chi phí phát sinh có được kiểm soát hay không.

Kiểm tra việc xác định dự toán

Dự toán xây dựng là một trong những tài liệu được kiểm tra trọng tâm.

Nội dung có thể bao gồm phương pháp lập dự toán, khối lượng, định mức và giá được sử dụng.

Nếu dự toán đã được thẩm tra thì cũng có thể xem xét chất lượng thẩm tra.

Đối với dự án có nhiều lần điều chỉnh, cơ quan kiểm tra có thể xem xét nguyên nhân và tính hợp lý của các lần điều chỉnh.

Mục tiêu không chỉ là phát hiện con số sai mà còn đánh giá toàn bộ quá trình quản lý.

Kiểm tra việc thẩm định và phê duyệt dự toán

Dự toán phải được thẩm định và phê duyệt đúng quy định.

Do đó, công tác kiểm tra sẽ xem xét chủ thể thực hiện thẩm định, thẩm quyền phê duyệt và hồ sơ làm căn cứ.

Ví dụ, nếu dự toán được phê duyệt nhưng không có đủ tài liệu chứng minh giá vật liệu thì có thể phát sinh vấn đề.

Hoặc nếu người phê duyệt không đúng thẩm quyền thì tính pháp lý của dự toán bị ảnh hưởng.

Do đó, việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ là rất quan trọng.

Kiểm tra việc điều chỉnh dự toán

Điều chỉnh dự toán là khu vực có rủi ro cao về chi phí.

Một dự án có thể phát sinh nhiều thay đổi trong quá trình thi công.

Nếu không kiểm soát chặt, tổng chi phí có thể tăng nhanh.

Công tác kiểm tra sẽ xem xét nguyên nhân điều chỉnh, phạm vi thay đổi, khối lượng tăng giảm và mặt bằng giá áp dụng.

Cần xác định việc điều chỉnh có thực sự cần thiết hay không.

Có nằm trong phạm vi hợp đồng hay không.

Có tính trùng với phần việc khác hay không.

Kiểm tra quản lý và sử dụng chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng là khoản được bố trí để xử lý các yếu tố chưa xác định chắc chắn.

Chính vì tính chất này, đây cũng là khoản dễ bị sử dụng thiếu chặt chẽ.

Người quyết định đầu tư phải kiểm tra việc quản lý và sử dụng dự phòng.

Nội dung có thể bao gồm phần dự phòng đã sử dụng, căn cứ sử dụng, phần còn lại và sự phù hợp với mục tiêu dự phòng.

Ví dụ, chi phí dự phòng cho phát sinh không nên được sử dụng để chi cho một hạng mục đã có trong thiết kế nhưng bị bỏ sót do lỗi lập dự toán mà không có đánh giá và xử lý phù hợp.

Dự phòng không phải quỹ chi tiêu tự do

Một trong những quan niệm sai phổ biến là coi dự phòng như một khoản có thể sử dụng để bù bất kỳ chi phí nào thiếu.

Điều này không đúng.

Dự phòng được xác định cho những rủi ro nhất định.

Việc sử dụng phải có căn cứ, phù hợp với phạm vi dự án và được kiểm soát.

Khi kiểm tra, nếu phát hiện dự phòng được sử dụng cho các khoản không phù hợp, người quyết định đầu tư có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc làm rõ trách nhiệm.

Chi phí của công tác kiểm tra

Công tác kiểm tra cũng phát sinh chi phí.

Các khoản này có thể bao gồm chi phí tổ chức đoàn kiểm tra, thuê chuyên gia, tư vấn hỗ trợ hoặc các công việc cần thiết khác.

Theo quy định, chi phí kiểm tra của người quyết định đầu tư thuộc nhóm chi phí khác trong tổng mức đầu tư.

Điều này có nghĩa là cần dự kiến khoản này ngay trong kế hoạch chi phí của dự án nếu có khả năng phát sinh.

Chủ đầu tư lập và phê duyệt chi phí kiểm tra

Chi phí phục vụ kiểm tra do chủ đầu tư tổ chức lập, phê duyệt và thanh toán khi kết thúc kiểm tra.

Điểm này cần được quản lý minh bạch.

Chủ đầu tư cần xác định rõ phạm vi kiểm tra và nội dung công việc.

Nếu cần thuê tư vấn độc lập thì phải xác định chi phí phù hợp.

Nếu sử dụng chuyên gia thì cần có cơ sở xác định thù lao.

Việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền.

Sau khi kiểm tra kết thúc, thanh toán phải căn cứ vào khối lượng thực hiện thực tế.

Kiểm tra không thay thế trách nhiệm của chủ đầu tư

Một điểm quan trọng là người quyết định đầu tư kiểm tra không có nghĩa là chịu thay trách nhiệm quản lý chi phí cho chủ đầu tư.

Chủ đầu tư vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp.

Cơ chế kiểm tra là lớp giám sát bổ sung.

Nếu phát hiện sai sót, chủ đầu tư có trách nhiệm giải trình và xử lý.

Điều này giúp phân định rõ trách nhiệm trong quản trị dự án.

Mối quan hệ giữa kiểm tra và thẩm tra

Kiểm tra quản lý chi phí cũng không hoàn toàn giống thẩm tra.

Thẩm tra thường tập trung vào một hồ sơ hoặc nội dung kỹ thuật, chẳng hạn thẩm tra dự toán.

Trong khi đó, kiểm tra có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả quy trình tổ chức quản lý và trách nhiệm của chủ đầu tư.

Ví dụ, dự toán có thể đã được thẩm tra đúng về số học nhưng quá trình sử dụng dự phòng sau đó lại không phù hợp.

Công tác kiểm tra có thể phát hiện vấn đề này.

Hồ sơ cần chuẩn bị phục vụ kiểm tra

Chủ đầu tư nên chuẩn bị hệ thống hồ sơ đầy đủ.

Có thể bao gồm quyết định đầu tư, tổng mức đầu tư, dự toán, hồ sơ thẩm định và phê duyệt, hồ sơ điều chỉnh, hợp đồng, thanh toán và các tài liệu về sử dụng dự phòng.

Đối với chi phí tư vấn, cần có hợp đồng tư vấn, dự toán, phạm vi công việc và sản phẩm đã bàn giao.

Đối với chi phí được xác định theo tỷ lệ, cần có căn cứ áp dụng định mức.

Đối với chi phí lập dự toán riêng, phải có cơ sở xác định nhân sự và nguồn lực.

Hồ sơ càng rõ ràng thì việc kiểm tra càng thuận lợi.

Những sai sót thường gặp trong xác định chi phí tư vấn

Sai sót đầu tiên là áp dụng định mức tỷ lệ cho công việc không thuộc phạm vi định mức.

Sai sót thứ hai là không điều chỉnh khi công việc có mức độ phức tạp khác biệt.

Sai sót thứ ba là lập dự toán tư vấn nhưng không xác định rõ sản phẩm đầu ra.

Sai sót thứ tư là tính trùng giữa chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn.

Sai sót thứ năm là tính cả công việc dùng chung cho toàn dự án vào từng công trình.

Sai sót thứ sáu là thuê tư vấn nước ngoài nhưng không tách rõ chi phí chuyên gia, đi lại, thuế và các khoản liên quan.

Sai sót thứ bảy là không cập nhật chi phí khi phạm vi tư vấn thay đổi.

Những sai sót thường gặp trong quản lý chi phí đầu tư

Sai sót phổ biến là phê duyệt dự toán nhưng không kiểm soát thực hiện sau đó.

Một sai sót khác là điều chỉnh dự toán nhiều lần mà không tổng hợp tác động đến tổng mức đầu tư.

Có trường hợp sử dụng chi phí dự phòng nhưng không có căn cứ đầy đủ.

Một số dự án không lưu trữ hồ sơ giá và nguồn dữ liệu khiến khó chứng minh tính hợp lý.

Cũng có trường hợp chi phí tư vấn, quản lý dự án và chi phí khác bị chồng lấn.

Những vấn đề này thường chỉ lộ rõ khi kiểm tra hoặc quyết toán.

Nguyên tắc cần ghi nhớ khi xác định chi phí tư vấn

Có thể khái quát một số nguyên tắc quan trọng.

Công việc đã có định mức phù hợp thì sử dụng định mức tỷ lệ.

Công việc chưa có định mức hoặc định mức không phù hợp thì lập dự toán.

Khảo sát và thí nghiệm chuyên ngành được xác định bằng dự toán riêng.

Tư vấn nước ngoài phải xác định theo phạm vi và phương pháp phù hợp.

Mọi khoản chi phải gắn với nội dung công việc cụ thể.

Không được tính trùng giữa tư vấn và quản lý dự án.

Chi phí phải phù hợp với tổng mức đầu tư và mục tiêu dự án.

Nguyên tắc cần ghi nhớ khi kiểm tra quản lý chi phí

Người quyết định đầu tư có trách nhiệm tổ chức kiểm tra.

Nội dung kiểm tra tập trung vào trách nhiệm của chủ đầu tư, dự toán và chi phí dự phòng.

Chủ đầu tư phải cung cấp đầy đủ hồ sơ.

Chi phí kiểm tra được tính vào chi phí khác của tổng mức đầu tư.

Việc kiểm tra không thay thế trách nhiệm của chủ đầu tư.

Kết quả kiểm tra phải được sử dụng để khắc phục sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

Kết luận

Xác định chi phí tư vấn xây dựng là một nội dung quan trọng trong quản lý chi phí đầu tư.

Đối với các công việc đã có định mức tỷ lệ phù hợp, chủ đầu tư có thể xác định chi phí theo tỷ lệ phần trăm.

Đối với công việc chưa có định mức hoặc định mức không còn phù hợp, chi phí cần được lập bằng dự toán trên cơ sở nội dung và nguồn lực thực tế.

Chi phí khảo sát và thí nghiệm chuyên ngành phải được xác định riêng theo khối lượng và điều kiện thực hiện.

Đối với tư vấn nước ngoài, việc xác định chi phí cần tính đầy đủ đặc thù về chuyên gia, đi lại, thuế, tỷ giá và các khoản liên quan.

Bên cạnh đó, quản lý chi phí không dừng ở việc lập và phê duyệt hồ sơ.

Người quyết định đầu tư phải tổ chức kiểm tra việc thực hiện của chủ đầu tư.

Phạm vi kiểm tra bao gồm trách nhiệm quản lý, việc xác định và điều chỉnh dự toán cũng như cách sử dụng chi phí dự phòng.

Chi phí phục vụ kiểm tra được tính vào chi phí khác của tổng mức đầu tư và phải được chủ đầu tư lập, phê duyệt, thanh toán trên cơ sở công việc thực tế.

Có thể thấy, cả xác định chi phí tư vấn và kiểm tra quản lý chi phí đều hướng đến một mục tiêu chung: bảo đảm mọi khoản chi của dự án có căn cứ, được sử dụng đúng mục đích và có thể kiểm chứng.

Nếu chủ đầu tư thực hiện tốt từ khâu lập phạm vi tư vấn, lựa chọn phương pháp xác định chi phí, kiểm soát dự toán và quản lý dự phòng thì rủi ro tài chính sẽ giảm đáng kể.

Ngược lại, nếu chi phí tư vấn được xác định thiếu căn cứ hoặc quản lý chi phí không minh bạch, dự án có thể đối mặt với phát sinh, tranh chấp và khó khăn trong thanh toán, quyết toán.

Vì vậy, việc hiểu đúng và áp dụng đúng các nguyên tắc xác định chi phí tư vấn xây dựng cũng như cơ chế kiểm tra quản lý chi phí đầu tư là nền tảng quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, kiểm soát ngân sách và bảo đảm tính minh bạch trong toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng.