Xác định chi phí đầu tư xây dựng đối với dự án, công trình khẩn cấp, cấp bách 

 

Xác định chi phí đầu tư xây dựng đối với dự án, công trình khẩn cấp, cấp bách và dự án đầu tư công đặc biệt

Đối với các dự án, công trình khẩn cấp, cấp bách và dự án đầu tư công đặc biệt, yêu cầu quản lý chi phí có nhiều điểm khác biệt so với dự án đầu tư xây dựng thông thường. Nguyên nhân xuất phát từ chính tính chất đặc thù của nhóm dự án này: tiến độ triển khai thường rất gấp, thời gian chuẩn bị hạn chế, nhiều công việc phải tổ chức đồng thời, hồ sơ thiết kế có thể được hoàn thiện từng bước và điều kiện thi công thực tế có thể thay đổi nhanh chóng.

Trong hoàn cảnh đó, nếu áp dụng cứng nhắc toàn bộ trình tự xác định chi phí như một dự án thông thường thì có thể làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến mục tiêu xử lý tình huống khẩn cấp. Tuy nhiên, yêu cầu rút ngắn thủ tục và đẩy nhanh tiến độ không đồng nghĩa với việc được buông lỏng quản lý chi phí. Ngược lại, càng triển khai nhanh thì việc ghi nhận, kiểm soát, xác nhận và cập nhật chi phí càng phải được thực hiện chặt chẽ để bảo đảm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng khối lượng và có đủ căn cứ phục vụ thanh toán, quyết toán sau này.

Quy định về xác định chi phí đầu tư xây dựng đối với nhóm dự án này vì vậy hướng đến hai mục tiêu song song. Một mặt, tạo sự linh hoạt để chủ đầu tư có thể tổ chức thi công ngay khi cần thiết. Mặt khác, vẫn bảo đảm chi phí đầu tư xây dựng được xác lập, kiểm soát và hoàn thiện trên cơ sở các tài liệu có thể kiểm chứng.

Đặc thù của dự án, công trình khẩn cấp và cấp bách

Công trình khẩn cấp thường được triển khai trong bối cảnh cần xử lý ngay một tình huống có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn, tính mạng, tài sản, hạ tầng hoặc hoạt động kinh tế - xã hội.

Các tình huống có thể liên quan đến thiên tai, sự cố công trình, sạt lở, hư hỏng kết cấu, đứt gãy hạ tầng hoặc các yêu cầu cấp thiết khác cần được xử lý trong thời gian rất ngắn.

Trong khi đó, công trình cấp bách có thể chưa mang tính tức thời ở mức độ như công trình khẩn cấp nhưng vẫn đòi hỏi tiến độ đặc biệt nhanh do yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an toàn, quốc phòng, an ninh hoặc giải quyết một nhu cầu cấp thiết.

Dự án đầu tư công đặc biệt cũng có thể được tổ chức theo cơ chế quản lý riêng nhằm đáp ứng yêu cầu chiến lược hoặc tiến độ đặc thù.

Điểm chung của các nhóm này là khả năng xuất hiện tình trạng “thiết kế đến đâu, tổ chức thi công đến đó” hoặc nhiều hạng mục được triển khai đồng thời thay vì chờ hoàn tất toàn bộ hồ sơ của dự án.

Do đó, phương pháp xác định chi phí cũng phải thích ứng với mức độ hoàn thiện của hồ sơ tại từng thời điểm.

Nguyên tắc xác định sơ bộ tổng mức đầu tư và tổng mức đầu tư

Việc xác định sơ bộ tổng mức đầu tư xây dựng nếu có và tổng mức đầu tư xây dựng đối với dự án khẩn cấp, cấp bách hoặc đầu tư công đặc biệt được thực hiện phù hợp với yêu cầu triển khai dự án và mức độ chi tiết của hồ sơ thiết kế.

Đây là nguyên tắc rất quan trọng.

Đối với dự án thông thường, tổng mức đầu tư thường được xác định khi các thông tin cơ bản về quy mô, công suất, giải pháp thiết kế và tiến độ đã tương đối rõ ràng.

Tuy nhiên, đối với dự án khẩn cấp, tại thời điểm cần quyết định triển khai có thể chưa đủ điều kiện để xây dựng một bộ hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh.

Vì vậy, chi phí có thể được xác định theo mức độ thông tin hiện có.

Nếu mới có quy mô sơ bộ, chủ đầu tư có thể sử dụng các phương pháp ước tính phù hợp.

Khi thiết kế được hoàn thiện thêm, tổng mức đầu tư tiếp tục được cập nhật và làm rõ.

Điều này cho phép dự án được triển khai nhanh nhưng vẫn có cơ sở để quản lý chi phí từ những bước đầu tiên.

Mức độ chi tiết của hồ sơ quyết định độ chính xác của chi phí

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của quản lý chi phí là mức độ chính xác của dự toán phụ thuộc trực tiếp vào mức độ chi tiết của hồ sơ thiết kế.

Nếu mới chỉ có quy mô sơ bộ, chi phí chủ yếu mang tính ước tính.

Nếu đã có giải pháp kỹ thuật chính và khối lượng cơ bản, độ chính xác sẽ cao hơn.

Khi có thiết kế chi tiết, khối lượng cụ thể và yêu cầu kỹ thuật đầy đủ, dự toán có thể được xác định chính xác hơn.

Đối với công trình khẩn cấp, việc chấp nhận một mức độ ước tính cao hơn ở giai đoạn đầu là cần thiết để không làm chậm tiến độ.

Tuy nhiên, sau khi có thêm dữ liệu, chủ đầu tư phải tiếp tục hoàn thiện cơ sở chi phí.

Không nên sử dụng mãi một con số ước tính sơ bộ cho đến cuối dự án nếu thực tế đã có đủ điều kiện để xác định chính xác hơn.

Linh hoạt trong việc lập dự toán xây dựng

Một điểm đặc biệt quan trọng là dự toán xây dựng không bắt buộc phải lập một lần cho toàn bộ dự án.

Căn cứ yêu cầu, tiến độ và biện pháp tổ chức thi công thực tế, dự toán có thể được lập cho toàn bộ dự án hoặc chia theo phạm vi nhỏ hơn.

Chủ đầu tư có thể lập dự toán cho từng dự án thành phần nếu dự án có cấu trúc này.

Ngoài ra, dự toán có thể được lập cho từng công trình, từng hạng mục công trình, từng bộ phận công trình hoặc từng gói thầu xây dựng.

Cơ chế này có ý nghĩa rất lớn đối với việc triển khai thi công song song.

Thay vì chờ tất cả hồ sơ được hoàn thiện mới tổ chức xây dựng, chủ đầu tư có thể ưu tiên những phần việc cấp bách nhất và lập dự toán riêng cho phần đó.

Sau đó, các phần việc còn lại tiếp tục được hoàn thiện theo tiến độ.

Ví dụ về lập dự toán theo từng phần

Giả sử một tuyến đường bị sạt lở nghiêm trọng sau thiên tai.

Để khôi phục lưu thông, dự án có thể bao gồm nhiều phần việc như xử lý mái taluy, xây dựng tường chắn, phục hồi mặt đường, sửa chữa hệ thống thoát nước và gia cố nền.

Trong điều kiện khẩn cấp, chủ đầu tư có thể chưa có đủ thời gian hoàn thiện toàn bộ thiết kế của cả tuyến.

Khi đó, phần xử lý sạt lở nguy hiểm nhất có thể được thiết kế và lập dự toán trước để triển khai ngay.

Phần sửa chữa mặt đường hoặc thoát nước có thể tiếp tục được hoàn thiện sau.

Cách làm này giúp nguồn lực được tập trung đúng vào nhu cầu cấp thiết mà không phải chờ toàn bộ thủ tục của cả dự án hoàn thành.

Thi công song song và yêu cầu kiểm soát chi phí

Việc cho phép lập dự toán từng phần tạo điều kiện để nhiều hạng mục được thi công song song.

Tuy nhiên, phương thức này cũng đặt ra yêu cầu quản lý cao hơn.

Chủ đầu tư cần có hệ thống theo dõi rõ ràng để biết từng dự toán thuộc phạm vi nào, có trùng với dự toán khác hay không và giá trị đã được tổng hợp vào tổng mức đầu tư như thế nào.

Nếu không kiểm soát tốt, việc chia dự toán theo nhiều hạng mục có thể dẫn đến tính trùng chi phí.

Ví dụ, cùng một khoản chi phí vận chuyển hoặc công trình tạm có thể được phân bổ vào nhiều gói thầu.

Hoặc một khối lượng đã được tính trong dự toán của hạng mục A nhưng sau đó lại xuất hiện trong dự toán hạng mục B.

Do đó, song song với tính linh hoạt phải có cơ chế tổng hợp và đối chiếu thường xuyên.

Chủ đầu tư được quyết định thời điểm xác định giá

Một nội dung rất đáng chú ý là chủ đầu tư được quyết định thời điểm xác định giá làm cơ sở lập dự toán, căn cứ vào yêu cầu triển khai của dự án.

Đối với dự án thông thường, thời điểm xác định giá thường gắn với mốc lập dự toán tương đối rõ ràng.

Nhưng trong dự án khẩn cấp, giá vật liệu, nhân công hoặc thiết bị có thể biến động nhanh do nhu cầu cung ứng tăng đột ngột hoặc điều kiện vận chuyển khó khăn.

Chủ đầu tư vì vậy cần lựa chọn thời điểm giá phù hợp với thực tế triển khai.

Ví dụ, nếu công trình được triển khai ngay trong tháng xảy ra thiên tai, giá vật liệu thực tế tại khu vực có thể khác đáng kể so với mức giá công bố của các tháng trước.

Trong trường hợp đó, cần sử dụng dữ liệu sát với thời điểm thực tế để phản ánh đúng chi phí.

Ưu tiên sử dụng báo giá

Quy định cho phép ưu tiên sử dụng báo giá trong quá trình xác định dự toán.

Điều này rất phù hợp với các dự án triển khai nhanh.

Trong điều kiện cấp bách, một số loại vật liệu hoặc thiết bị có thể không có dữ liệu giá công bố kịp thời.

Khi đó, báo giá của nhà cung cấp là một trong những nguồn thông tin quan trọng để xác định chi phí.

Tuy nhiên, việc sử dụng báo giá cần được thực hiện thận trọng.

Chủ đầu tư nên lựa chọn nguồn báo giá có tính đại diện và kiểm tra tính phù hợp của điều kiện thương mại.

Một báo giá có thể đã bao gồm vận chuyển trong khi báo giá khác chưa bao gồm.

Một số báo giá có thể là giá tại kho nhà cung cấp, trong khi dự toán cần giá giao đến công trường.

Vì vậy, cần làm rõ cùng một mặt bằng điều kiện trước khi sử dụng.

Sử dụng dữ liệu công trình tương tự

Dữ liệu của công trình tương tự cũng được ưu tiên sử dụng trong trường hợp chưa thể xây dựng đầy đủ định mức và giá chi tiết.

Đây là phương pháp đặc biệt hữu ích đối với công trình có quy mô, điều kiện kỹ thuật và phương pháp thi công tương đồng.

Ví dụ, nếu cần khẩn cấp xây dựng một đoạn kè chống sạt lở, dữ liệu chi phí của một đoạn kè tương tự đã hoàn thành gần đây có thể được dùng làm cơ sở tham khảo.

Tuy nhiên, công trình được chọn làm dữ liệu so sánh phải có mức độ tương đồng đủ lớn.

Không nên sử dụng dữ liệu của công trình ở khu vực đồng bằng để áp dụng trực tiếp cho công trình vùng núi có điều kiện vận chuyển khó khăn.

Cũng không nên sử dụng dữ liệu của dự án đã thực hiện cách đây quá lâu mà không điều chỉnh về mặt bằng giá.

Việc sử dụng dữ liệu tương tự cần được hiệu chỉnh theo vị trí, quy mô, thời điểm, điều kiện địa chất và biện pháp thi công.

Vận dụng và điều chỉnh định mức xây dựng

Một điểm linh hoạt khác là cho phép vận dụng và điều chỉnh định mức để phù hợp với điều kiện và biện pháp thi công thực tế.

Đây là nội dung rất quan trọng bởi công trình khẩn cấp có thể phải thi công trong điều kiện hoàn toàn khác với điều kiện bình thường.

Ví dụ, công việc được thực hiện ban đêm, trong thời tiết xấu, ở khu vực bị chia cắt hoặc trên địa hình khó tiếp cận.

Máy móc thông thường có thể không sử dụng được.

Phương pháp thi công có thể phải thay đổi.

Nhân lực và vật tư phải vận chuyển bằng phương tiện đặc biệt.

Trong những tình huống như vậy, định mức thông thường có thể không phản ánh đúng hao phí thực tế.

Do đó, việc vận dụng và điều chỉnh định mức là cần thiết, nhưng phải có căn cứ rõ ràng.

Không được hiểu linh hoạt là tùy ý

Mặc dù quy định cho phép điều chỉnh định mức, đây không phải là cơ sở để tùy ý tăng chi phí.

Chủ đầu tư và đơn vị tư vấn phải làm rõ tại sao định mức thông thường không phù hợp.

Cần chứng minh sự khác biệt về điều kiện thi công, thiết bị, năng suất, thời gian hoặc yêu cầu kỹ thuật.

Ví dụ, nếu công trình phải thi công trong mùa mưa và chỉ có thể vận chuyển vật liệu bằng phương tiện nhỏ, chi phí nhân công và vận chuyển có thể cao hơn.

Những yếu tố này cần được ghi nhận bằng tài liệu thực tế.

Cơ sở càng đầy đủ thì việc thẩm định và quyết toán về sau càng thuận lợi.

Cho phép ước tính một số khoản chi phí

Trong điều kiện khẩn cấp, có thể chưa đủ cơ sở để xác định chính xác tất cả các khoản mục chi phí.

Quy định vì vậy cho phép một số khoản được ước tính.

Đây là một cơ chế cần thiết để dự án không bị đình trệ chỉ vì thiếu một số dữ liệu chi tiết.

Ví dụ, tại thời điểm đầu triển khai, chưa thể xác định chính xác chi phí vận chuyển một số thiết bị đến khu vực bị chia cắt.

Chủ đầu tư có thể ước tính trên cơ sở dữ liệu hiện có để đưa vào dự toán tạm thời.

Sau khi điều kiện vận chuyển được xác định rõ, khoản chi phí này cần được cập nhật.

Điểm quan trọng là mọi khoản ước tính phải có cơ sở và phải được theo dõi để hoàn thiện sau.

Trách nhiệm làm rõ chi phí ước tính

Chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát và nhà thầu xây dựng đều có trách nhiệm liên quan đến việc làm rõ các khoản chi phí ước tính.

Đây là cơ chế phân chia trách nhiệm rất đáng chú ý.

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổng thể về quản lý chi phí.

Tư vấn thiết kế chịu trách nhiệm về giải pháp và khối lượng thiết kế.

Tư vấn giám sát theo dõi quá trình thực hiện thực tế.

Nhà thầu có thông tin trực tiếp về biện pháp thi công, nhân lực, thiết bị và các phát sinh tại hiện trường.

Việc phối hợp giữa các bên giúp biến các giá trị ước tính ban đầu thành các giá trị có cơ sở thực tế hơn.

Xác nhận thay đổi và phát sinh trong quá trình thi công

Một trong những yêu cầu quan trọng nhất là các bên phải xác nhận nội dung thay đổi và phát sinh trong quá trình triển khai.

Đối với dự án thông thường, thay đổi thường được xem xét qua quy trình hồ sơ khá đầy đủ trước khi thực hiện.

Nhưng trong công trình khẩn cấp, có thể xuất hiện tình huống cần xử lý ngay tại hiện trường.

Ví dụ, khi đào móng phát hiện nền đất yếu hơn dự kiến, nhà thầu có thể phải tăng chiều sâu xử lý hoặc bổ sung giải pháp gia cố.

Nếu chờ hoàn tất toàn bộ thủ tục mới triển khai thì có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ.

Trong trường hợp đó, việc ghi nhận kịp thời tại hiện trường là đặc biệt quan trọng.

Biên bản hiện trường, nhật ký thi công, hình ảnh, xác nhận của tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế và chủ đầu tư sẽ là cơ sở quan trọng để điều chỉnh dự toán.

Phát sinh phải được ghi nhận ngay

Một sai lầm phổ biến là chỉ tổng hợp phát sinh vào cuối dự án.

Đối với dự án khẩn cấp, cách làm này rất rủi ro.

Sau nhiều tháng, rất khó xác minh nguyên nhân và khối lượng thực tế của một công việc đã bị che khuất hoặc hoàn thành.

Do đó, các phát sinh cần được ghi nhận ngay khi xảy ra.

Ví dụ, nếu phải bổ sung 500 m3 đá để xử lý nền yếu, khối lượng này nên được đo đạc, lập biên bản và xác nhận ngay tại thời điểm thi công.

Không nên chờ đến cuối dự án rồi ước lượng lại.

Việc ghi nhận đúng thời điểm giúp bảo đảm tính minh bạch và hạn chế tranh chấp.

Điều chỉnh dự toán trong quá trình triển khai

Các nội dung thay đổi và phát sinh được xác nhận là cơ sở để điều chỉnh dự toán.

Dự toán ban đầu đối với dự án khẩn cấp có thể được xây dựng trên cơ sở thông tin chưa đầy đủ.

Vì vậy, quá trình điều chỉnh là một phần bình thường của cơ chế quản lý.

Tuy nhiên, điều chỉnh phải xuất phát từ thay đổi thực tế và có tài liệu chứng minh.

Không nên coi dự toán ban đầu chỉ là một con số tạm thời có thể tăng tùy ý.

Mỗi lần điều chỉnh cần làm rõ nguyên nhân, phạm vi, khối lượng và giá trị chênh lệch.

Ví dụ về cập nhật dự toán

Giả sử một công trình chống sạt lở được phê duyệt dự toán ban đầu 50 tỷ đồng.

Trong quá trình thi công, khảo sát bổ sung cho thấy phạm vi xử lý nền phải mở rộng thêm 20%.

Chi phí phần việc này tăng thêm 6 tỷ đồng.

Đồng thời, một số công việc ban đầu dự kiến phải thực hiện nhưng thực tế không còn cần thiết, giảm 2 tỷ đồng.

Khi điều chỉnh dự toán, không chỉ cộng thêm 6 tỷ đồng.

Chủ đầu tư cần tính cả phần giảm 2 tỷ đồng.

Giá trị mới của dự toán có thể là 54 tỷ đồng nếu không có thay đổi khác.

Cách xác định này phản ánh đúng nguyên tắc tăng đâu, giảm đó và không làm phình chi phí một chiều.

Thẩm định và phê duyệt chi phí

Việc thẩm định, phê duyệt và quản lý chi phí đối với dự án khẩn cấp, cấp bách và đầu tư công đặc biệt được thực hiện theo cơ chế quản lý áp dụng cho chính loại dự án đó.

Mục tiêu là bảo đảm thủ tục chi phí phù hợp với tiến độ đặc thù.

Tuy nhiên, dù theo cơ chế rút gọn hay đặc biệt, vẫn phải có bước lập, thẩm định và phê duyệt dự toán làm cơ sở quản lý.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc thanh toán và quyết toán vốn.

Không thể chỉ dựa trên chi phí thực tế do nhà thầu báo cáo mà thiếu cơ sở dự toán hoặc hồ sơ xác nhận.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân được giao quản lý

Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được giao quản lý dự án phải tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán.

Đây là trách nhiệm trực tiếp nhằm bảo đảm mọi khoản chi đều có cơ sở quản lý.

Nếu dự án triển khai theo nhiều gói thầu hoặc nhiều phần việc, hệ thống dự toán cần được tổ chức sao cho có thể tổng hợp được toàn bộ chi phí.

Việc quản lý không nên chỉ dừng ở từng gói riêng lẻ.

Chủ đầu tư cần có bức tranh tổng thể để theo dõi tổng chi phí đã cam kết, đã thực hiện và còn dự kiến phát sinh.

Dự toán là cơ sở quản lý hợp đồng

Dự toán được phê duyệt còn là căn cứ quan trọng để quản lý hợp đồng.

Đối với dự án khẩn cấp, hợp đồng có thể được ký kết trong thời gian rất nhanh.

Nếu không có dự toán hoặc cơ sở chi phí phù hợp, việc đàm phán giá và kiểm soát thanh toán sẽ gặp nhiều khó khăn.

Dự toán giúp xác định phạm vi và giá trị dự kiến của công việc.

Khi có thay đổi, chủ đầu tư có cơ sở để đánh giá giá trị bổ sung.

Đây cũng là tài liệu quan trọng khi xem xét tính hợp lý của đề nghị thanh toán của nhà thầu.

Dự toán là cơ sở thanh toán

Thanh toán vốn đầu tư cần dựa trên khối lượng được thực hiện và căn cứ hợp đồng.

Dự toán là một trong những công cụ hỗ trợ xác định tính hợp lý của giá trị thanh toán.

Đối với phần việc được ước tính ban đầu, trước khi thanh toán cuối cùng cần làm rõ và cập nhật theo khối lượng thực tế.

Ví dụ, ban đầu dự toán chi phí vận chuyển được ước tính 5 tỷ đồng.

Sau khi thi công, hồ sơ cho thấy chi phí hợp lý theo khối lượng và điều kiện thực tế là 4,5 tỷ đồng.

Giá trị thanh toán và quyết toán cần phản ánh số liệu thực tế, không mặc nhiên giữ nguyên 5 tỷ đồng.

Dự toán là cơ sở quyết toán

Một trong những lý do phải quản lý hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu là phục vụ quyết toán.

Khi dự án hoàn thành, tất cả các khoản chi phí phải được kiểm tra lại.

Nếu khoản phát sinh trong giai đoạn khẩn cấp không có tài liệu xác nhận, rất khó chứng minh tính hợp lý khi quyết toán.

Vì vậy, tốc độ triển khai không thể thay thế cho yêu cầu hồ sơ.

Có thể đơn giản hóa một số thủ tục, nhưng các căn cứ cơ bản như khối lượng, lý do phát sinh, báo giá, biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán vẫn cần được lưu giữ.

Quản lý giá trong điều kiện thị trường biến động

Dự án khẩn cấp thường được triển khai đúng vào thời điểm thị trường vật liệu có thể biến động mạnh.

Sau thiên tai hoặc sự cố lớn, nhu cầu vật liệu và máy móc trong khu vực có thể tăng nhanh.

Giá cát, đá, thép, nhiên liệu hoặc vận chuyển có thể cao hơn bình thường.

Trong bối cảnh này, chủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến tính đại diện của dữ liệu giá.

Không nên sử dụng một báo giá đơn lẻ nếu có thể thu thập thêm thông tin.

Cũng cần phân biệt giữa mức giá tăng thực tế do điều kiện thị trường và mức giá bị đẩy lên bất hợp lý do nhu cầu cấp bách.

Việc so sánh nhiều nguồn dữ liệu sẽ giúp kiểm soát tốt hơn.

Quản lý công trình tương tự trong điều kiện khẩn cấp

Dữ liệu công trình tương tự là công cụ hữu ích nhưng phải được điều chỉnh hợp lý.

Ví dụ, một công trình kè hoàn thành một năm trước có đơn giá 10 triệu đồng mỗi mét dài.

Không thể chỉ lấy con số này nhân với chiều dài công trình mới.

Cần xem xét vật liệu, chiều cao kè, nền địa chất, phạm vi móng, điều kiện vận chuyển và mặt bằng giá hiện tại.

Nếu công trình mới ở khu vực khó tiếp cận hơn, chi phí có thể cao hơn.

Nếu giải pháp kỹ thuật đơn giản hơn, chi phí có thể thấp hơn.

Việc sử dụng dữ liệu tương tự phải dựa trên phân tích chứ không phải sao chép.

Những sai sót thường gặp trong xác định chi phí

Sai sót đầu tiên là coi tính khẩn cấp như lý do để bỏ qua hoàn toàn căn cứ xác định giá.

Sai sót thứ hai là ước tính chi phí nhưng không cập nhật lại khi đã có dữ liệu thực tế.

Sai sót thứ ba là sử dụng báo giá không rõ điều kiện giao hàng hoặc không kiểm tra mặt bằng thị trường.

Sai sót thứ tư là áp dụng máy móc định mức thông thường cho điều kiện thi công đặc biệt.

Sai sót thứ năm là điều chỉnh định mức nhưng không có tài liệu giải trình.

Sai sót thứ sáu là không ghi nhận phát sinh ngay tại hiện trường.

Sai sót thứ bảy là lập nhiều dự toán theo từng phần nhưng không kiểm soát chi phí trùng lặp.

Sai sót thứ tám là chỉ theo dõi giá trị thanh toán mà không cập nhật tổng chi phí dự kiến của toàn bộ dự án.

Cách tổ chức quản lý chi phí hiệu quả

Đối với nhóm dự án này, chủ đầu tư nên thiết lập hệ thống theo dõi chi phí ngay từ ngày đầu.

Mỗi phần việc cần được ghi nhận theo trạng thái: đã có dự toán, đang ước tính, đã ký hợp đồng, đang thi công, đã thanh toán hoặc đã quyết toán.

Các nội dung phát sinh cần có mã theo dõi riêng.

Mỗi phát sinh nên có ít nhất các thông tin về nguyên nhân, khối lượng, thời điểm, đơn giá dự kiến và tình trạng phê duyệt.

Việc này giúp chủ đầu tư dễ dàng kiểm soát tổng giá trị cam kết của dự án.

Nếu chỉ quản lý rời rạc theo từng nhà thầu, rất dễ xảy ra tình trạng tổng chi phí vượt mức dự kiến mà không được phát hiện kịp thời.

Cân bằng giữa tốc độ và kiểm soát chi phí

Tinh thần quan trọng nhất của quy định là cân bằng giữa hai yêu cầu tưởng như đối lập.

Một bên là phải triển khai nhanh.

Một bên là phải quản lý chặt tiền đầu tư.

Đối với dự án khẩn cấp, nếu thủ tục quá chậm thì mục tiêu đầu tư có thể mất ý nghĩa.

Nhưng nếu buông lỏng kiểm soát, nguy cơ thất thoát, lãng phí và tranh chấp rất lớn.

Do đó, cơ chế phù hợp là cho phép ước tính, chia nhỏ dự toán, dùng báo giá và điều chỉnh định mức, nhưng đồng thời yêu cầu các bên phải xác nhận, cập nhật và hoàn thiện chi phí theo thực tế.

Đây là cách tiếp cận thực tế và phù hợp với bản chất của công trình khẩn cấp.

Nguyên tắc cần ghi nhớ

Có thể tóm lược một số nguyên tắc quan trọng khi xác định chi phí đầu tư xây dựng cho nhóm dự án đặc thù này.

Chi phí được xác định theo mức độ hoàn thiện của hồ sơ và yêu cầu triển khai thực tế.

Dự toán có thể lập cho toàn bộ dự án hoặc chia theo từng phần để phục vụ thi công song song.

Chủ đầu tư được quyết định thời điểm xác định giá phù hợp với tiến độ.

Báo giá và dữ liệu công trình tương tự được ưu tiên sử dụng khi phù hợp.

Định mức có thể được vận dụng và điều chỉnh để phản ánh điều kiện thi công thực tế.

Một số khoản chi chưa đủ cơ sở có thể được ước tính.

Tuy nhiên, các khoản ước tính phải được làm rõ và cập nhật khi có dữ liệu.

Mọi thay đổi và phát sinh phải được ghi nhận, xác nhận kịp thời.

Dự toán phải được thẩm định và phê duyệt để làm cơ sở quản lý hợp đồng, thanh toán và quyết toán.

Kết luận

Xác định chi phí đầu tư xây dựng đối với dự án, công trình khẩn cấp, cấp bách và dự án đầu tư công đặc biệt đòi hỏi một cách tiếp cận linh hoạt hơn so với dự án thông thường.

Sự linh hoạt thể hiện ở việc tổng mức đầu tư có thể được xác định theo mức độ chi tiết của hồ sơ; dự toán có thể lập cho từng công trình, từng hạng mục hoặc từng gói thầu; thời điểm xác định giá có thể lựa chọn phù hợp với yêu cầu triển khai; báo giá và dữ liệu tương tự có thể được ưu tiên sử dụng; định mức có thể được vận dụng, điều chỉnh; một số khoản chi có thể được ước tính khi chưa đủ cơ sở.

Tuy nhiên, tính linh hoạt luôn đi kèm trách nhiệm kiểm soát.

Chủ đầu tư và các đơn vị tham gia phải làm rõ căn cứ chi phí, cập nhật dữ liệu khi có điều kiện, xác nhận đầy đủ các thay đổi và phát sinh, đồng thời tổ chức thẩm định và phê duyệt dự toán theo quy định.

Đối với dự án khẩn cấp, tốc độ triển khai là yếu tố sống còn, nhưng không thể tách rời tính minh bạch của chi phí.

Một cơ chế quản lý tốt phải cho phép thi công nhanh mà vẫn theo dõi được từng khoản chi, từng thay đổi và từng quyết định phát sinh trong quá trình thực hiện.

Nếu thực hiện tốt, dự toán xây dựng sẽ không chỉ là tài liệu phục vụ thanh toán mà còn trở thành công cụ trung tâm để chủ đầu tư kiểm soát tiến độ, hợp đồng và toàn bộ nguồn vốn của dự án.

Quan trọng hơn, việc xác định và cập nhật chi phí đúng nguyên tắc sẽ tạo cơ sở vững chắc cho quyết toán sau khi công trình hoàn thành, hạn chế tranh chấp và bảo đảm nguồn vốn đầu tư được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả.