Xác định, điều chỉnh dự toán xây dựng công trình

Xác định, điều chỉnh dự toán xây dựng công trình

Dự toán xây dựng công trình là một trong những căn cứ quan trọng để tổ chức quản lý chi phí trong quá trình thực hiện dự án đầu tư xây dựng. Nếu tổng mức đầu tư phản ánh giới hạn chi phí của toàn bộ dự án thì dự toán xây dựng công trình đi sâu hơn vào phạm vi của từng công trình, từng hạng mục và từng nhóm chi phí cụ thể. Đây là cơ sở để kiểm soát vốn, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, xác định giá gói thầu, quản lý hợp đồng, thanh toán, quyết toán và theo dõi biến động chi phí trong quá trình thi công.

Việc xác định dự toán không đơn thuần là cộng chi phí xây dựng và thiết bị. Theo quy định, dự toán xây dựng công trình còn bao gồm chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng. Mỗi khoản mục có phương pháp xác định riêng và phải phù hợp với tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

Trong quá trình thực hiện dự án, dự toán cũng có thể phải điều chỉnh do thay đổi thiết kế, khối lượng, giá vật liệu, thiết bị, tiến độ hoặc các điều kiện hợp đồng. Khi đó, việc điều chỉnh phải căn cứ vào thời điểm phát sinh, trạng thái của gói thầu và nội dung cụ thể của hợp đồng đã ký kết.

Vai trò của dự toán xây dựng công trình

Dự toán xây dựng công trình là bước cụ thể hóa chi phí từ tổng mức đầu tư xuống từng công trình và hạng mục.

Ở giai đoạn chuẩn bị dự án, nhiều chi phí mới chỉ được ước tính theo suất vốn đầu tư, dữ liệu công trình tương tự hoặc các chỉ tiêu tổng hợp. Khi thiết kế được triển khai chi tiết hơn, khối lượng và yêu cầu kỹ thuật được xác định rõ hơn thì dự toán trở thành cơ sở có mức độ chính xác cao hơn để quản lý chi phí.

Dự toán có nhiều vai trò quan trọng.

Trước hết, đây là căn cứ để xác định giá gói thầu và lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Thứ hai, dự toán hỗ trợ chủ đầu tư kiểm soát chi phí theo từng công trình và từng hạng mục.

Thứ ba, dự toán tạo cơ sở để đánh giá mức độ phù hợp giữa chi phí chi tiết và tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

Thứ tư, khi có thay đổi trong quá trình thực hiện, dự toán là cơ sở để xác định phần chi phí điều chỉnh.

Do đó, chất lượng của công tác lập dự toán ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát tài chính của dự án.

Cơ cấu các khoản mục trong dự toán xây dựng công trình

Theo nguyên tắc chung, dự toán xây dựng công trình bao gồm sáu nhóm chi phí chính: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng.

Mỗi nhóm có nội dung riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau.

Chi phí xây dựng phản ánh phần chi phí trực tiếp để hình thành công trình.

Chi phí thiết bị phản ánh các khoản liên quan đến mua sắm, vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và đưa thiết bị vào vận hành.

Chi phí quản lý dự án phục vụ hoạt động điều hành, kiểm soát và tổ chức thực hiện.

Chi phí tư vấn phục vụ các dịch vụ chuyên môn như thiết kế, thẩm tra, giám sát, kiểm định và các công việc tương tự.

Chi phí khác bao gồm những khoản cần thiết cho công trình nhưng không thuộc các nhóm trên.

Chi phí dự phòng nhằm xử lý phần khối lượng phát sinh và biến động giá trong thời gian thực hiện.

Xác định chi phí xây dựng

Chi phí xây dựng thường là thành phần lớn nhất của dự toán.

Khoản chi này được xác định trên cơ sở khối lượng xây dựng từ thiết kế, các yêu cầu kỹ thuật, định mức, giá vật liệu, nhân công, máy thi công và các yếu tố chi phí có liên quan.

Điểm quan trọng là khối lượng phải phù hợp với hồ sơ thiết kế được sử dụng để lập dự toán.

Nếu khối lượng xác định sai, dù đơn giá đúng thì kết quả dự toán vẫn không chính xác.

Ví dụ, đối với một công trình nhà ở cao tầng, chi phí xây dựng có thể bao gồm phần móng, kết cấu thân, tường xây, hoàn thiện, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng ngoài nhà và nhiều hạng mục khác.

Đối với công trình giao thông, chi phí có thể bao gồm nền đường, mặt đường, cầu, cống, hệ thống an toàn giao thông và các hạng mục phụ trợ.

Việc xác định chi phí xây dựng cần bảo đảm khối lượng không bị tính trùng, không bỏ sót và được áp giá phù hợp với thời điểm lập dự toán.

Xác định giá vật liệu, nhân công và máy thi công

Một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến chi phí xây dựng là giá đầu vào.

Giá vật liệu có thể thay đổi theo khu vực, thời điểm và điều kiện cung ứng.

Đối với vật liệu phổ biến, có thể căn cứ vào công bố giá, báo giá thị trường hoặc các cơ sở dữ liệu phù hợp.

Đối với vật liệu đặc thù, cần khảo sát kỹ nguồn cung, chi phí vận chuyển, điều kiện giao hàng và các khoản liên quan.

Chi phí nhân công được xác định theo quy định và mặt bằng tương ứng với khu vực thực hiện công trình.

Chi phí máy thi công cũng phải phản ánh giá nhiên liệu, nhân công điều khiển, khấu hao và các yếu tố khác theo quy định.

Việc xác định sai một trong ba nhóm đầu vào này có thể làm chênh lệch đáng kể tổng chi phí xây dựng.

Chi phí thiết bị trong dự toán xây dựng công trình

Đối với nhiều dự án, đặc biệt là dự án công nghiệp, y tế, năng lượng hoặc hạ tầng kỹ thuật, chi phí thiết bị có thể chiếm tỷ trọng rất lớn.

Chi phí thiết bị không chỉ bao gồm giá mua thiết bị.

Theo quy định, còn có thể bao gồm chi phí quản lý mua sắm thiết bị, mua bản quyền phần mềm sử dụng cho thiết bị công trình hoặc thiết bị công nghệ, đào tạo, chuyển giao công nghệ, vận chuyển, bảo hiểm, thuế, phí và các chi phí liên quan.

Tùy từng khoản mục, giá trị có thể được xác định bằng định mức tỷ lệ, bằng dự toán hoặc căn cứ theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Ví dụ, một dự án bệnh viện có hệ thống thiết bị y tế phức tạp. Chi phí thiết bị không chỉ là giá mua máy mà còn có thể bao gồm chi phí vận chuyển chuyên dụng, bảo hiểm, lắp đặt, hiệu chỉnh, đào tạo nhân sự và bản quyền phần mềm đi kèm.

Nếu bỏ sót những khoản này, dự toán có thể thấp hơn đáng kể so với chi phí thực tế cần thiết.

Chi phí quản lý mua sắm thiết bị

Một số dự án có quy mô mua sắm lớn hoặc thiết bị công nghệ phức tạp có thể phát sinh chi phí quản lý mua sắm.

Khoản chi này phục vụ việc tổ chức các công việc liên quan đến lựa chọn, kiểm tra, theo dõi quá trình cung cấp thiết bị và phối hợp giữa các bên.

Mức chi có thể được xác định theo định mức tỷ lệ nếu có quy định hoặc bằng dự toán chi tiết nếu cần.

Điểm quan trọng là phải chứng minh được tính cần thiết và phạm vi công việc thực tế.

Chi phí bản quyền phần mềm

Trong các công trình hiện đại, thiết bị ngày càng gắn với phần mềm điều khiển và quản lý.

Do đó, chi phí mua bản quyền phần mềm có thể là một phần của chi phí thiết bị.

Ví dụ, hệ thống quản lý tòa nhà, thiết bị công nghệ sản xuất, hệ thống điều khiển tự động hoặc thiết bị y tế có thể yêu cầu bản quyền phần mềm riêng.

Nếu bản quyền là điều kiện để thiết bị hoạt động đúng chức năng thì cần được xác định trong dự toán ngay từ đầu.

Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ

Đối với thiết bị hoặc dây chuyền công nghệ mới, nhà cung cấp có thể phải đào tạo nhân sự vận hành và chuyển giao công nghệ.

Khoản chi này cũng có thể được tính trong chi phí thiết bị.

Việc đào tạo thường đặc biệt cần thiết đối với hệ thống tự động hóa, dây chuyền công nghiệp, thiết bị y tế hoặc các thiết bị chuyên ngành có yêu cầu vận hành phức tạp.

Chủ đầu tư cần xác định rõ nội dung đào tạo, số lượng nhân sự, thời lượng và phạm vi chuyển giao để lập dự toán phù hợp.

Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế và phí

Thiết bị có thể được sản xuất ở xa công trường hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.

Do đó, chi phí vận chuyển có thể rất lớn, đặc biệt với thiết bị siêu trường, siêu trọng hoặc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.

Chi phí bảo hiểm trong quá trình vận chuyển cũng cần được xem xét.

Ngoài ra, thuế, phí và các khoản liên quan phải được xác định đúng quy định để tránh thiếu chi phí khi thực hiện mua sắm.

Đối với thiết bị nhập khẩu, biến động tỷ giá và thời gian giao hàng cũng có thể ảnh hưởng đến giá trị dự toán.

Chi phí lắp đặt thiết bị

Chi phí lắp đặt được xác định theo phương pháp tương tự như chi phí xây dựng.

Nghĩa là cần căn cứ vào khối lượng lắp đặt, định mức, giá vật liệu phụ, nhân công và máy thi công.

Không nên gộp chung giá mua thiết bị và giá lắp đặt nếu hợp đồng hoặc phạm vi công việc yêu cầu tách riêng.

Ví dụ, một hệ thống máy sản xuất có thể cần móng máy, đường ống, dây cáp, giá đỡ và nhiều công việc kỹ thuật khác.

Các công việc này cần được tính đầy đủ trong dự toán lắp đặt.

Chi phí thí nghiệm, hiệu chỉnh và chạy thử

Sau khi lắp đặt, nhiều thiết bị không thể đưa vào vận hành ngay.

Chúng cần được thí nghiệm, hiệu chỉnh và chạy thử theo yêu cầu kỹ thuật.

Chi phí này được xác định bằng dự toán phù hợp với nội dung thực hiện.

Ví dụ, một hệ thống HVAC, dây chuyền sản xuất hoặc thiết bị điện công suất lớn có thể cần nhiều giai đoạn kiểm tra và chạy thử.

Chi phí nhân công kỹ thuật, vật tư thử nghiệm, năng lượng sử dụng trong chạy thử hoặc chuyên gia của nhà sản xuất có thể phải được tính toán.

Chi phí quản lý dự án trong dự toán

Chi phí quản lý dự án trong dự toán phải phù hợp với chi phí quản lý dự án đã được xác định trong tổng mức đầu tư được phê duyệt.

Khoản chi này phục vụ việc tổ chức điều hành và quản lý công trình trong phạm vi dự án.

Các công việc có thể bao gồm quản lý tiến độ, chất lượng, chi phí, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và các hoạt động quản lý liên quan.

Điểm quan trọng là dự toán xây dựng công trình không được xác định chi phí quản lý dự án vượt khỏi cơ sở tổng mức đầu tư nếu không có căn cứ điều chỉnh.

Việc phân bổ chi phí quản lý dự án cho từng công trình cần hợp lý, tránh tình trạng một công trình phải gánh toàn bộ chi phí quản lý của dự án.

Chi phí tư vấn xây dựng trong dự toán

Chi phí tư vấn có thể bao gồm nhiều công việc như thiết kế, thẩm tra, giám sát thi công, kiểm định, quan trắc, tư vấn đấu thầu và các công việc chuyên môn khác.

Tuy nhiên, có một nguyên tắc rất quan trọng: chi phí tư vấn trong dự toán xây dựng công trình không bao gồm các khoản tư vấn tính chung cho toàn bộ dự án.

Ví dụ, một hợp đồng tư vấn quản lý tổng thể cho toàn dự án có nhiều công trình không nên phân bổ toàn bộ vào dự toán của một công trình riêng nếu bản chất chi phí phục vụ chung.

Điều này nhằm tránh tình trạng tính trùng giữa dự toán từng công trình và tổng mức đầu tư của dự án.

Phân biệt chi phí tư vấn riêng cho công trình và chi phí tư vấn chung cho dự án

Đây là một trong những nội dung dễ nhầm lẫn.

Chi phí thiết kế cho một công trình cụ thể có thể đưa vào dự toán của công trình đó.

Chi phí giám sát riêng cho công trình cũng có thể được tính tương ứng.

Trong khi đó, một số dịch vụ như tư vấn chiến lược chung, lập báo cáo đầu tư toàn dự án hoặc tư vấn quản lý tổng thể có thể là chi phí dùng chung và không nên đưa riêng vào một dự toán công trình.

Việc phân loại đúng giúp cơ cấu chi phí minh bạch và tránh tính trùng.

Chi phí khác trong dự toán xây dựng công trình

Chi phí khác là nhóm có nội dung đa dạng.

Khoản này có thể được xác định theo tỷ lệ phần trăm, lập dự toán chi tiết, ghi theo giá trị hợp đồng đã ký hoặc tạm tính phù hợp với tổng mức đầu tư khi chưa đủ cơ sở xác định.

Việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào tính chất của từng khoản.

Nếu đã có hợp đồng hợp pháp thì có thể sử dụng giá trị hợp đồng.

Nếu công việc chưa triển khai nhưng có đủ khối lượng và cơ sở giá thì có thể lập dự toán.

Nếu chưa đủ dữ liệu thì có thể dự tính nhưng phải bảo đảm không vượt ra ngoài phạm vi tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

Những khoản không được đưa vào chi phí khác của dự toán công trình

Một điểm rất quan trọng là không phải mọi chi phí khác của toàn dự án đều được đưa vào dự toán của từng công trình.

Theo quy định, một số khoản không tính vào chi phí khác trong dự toán công trình vì đây là các chi phí mang tính chung cho toàn bộ dự án.

Trong đó có lãi vay trong thời gian xây dựng.

Chi phí rà phá bom mìn, vật nổ cũng không được đưa vào khoản này.

Các chi phí kiểm toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư cũng thuộc phạm vi chung của dự án.

Tương tự, chi phí nghiên cứu khoa học, áp dụng vật liệu mới, vốn lưu động ban đầu, chi phí chạy thử toàn bộ dây chuyền công nghệ, chi phí thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế - kỹ thuật và một số loại thuế, phí, lệ phí cũng không được đưa vào chi phí khác của dự toán công trình nếu chúng được xác định chung cho cả dự án.

Việc phân biệt này có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát chi phí.

Nếu cùng một khoản được tính ở tổng mức đầu tư và tiếp tục đưa vào từng dự toán công trình, chi phí toàn dự án sẽ bị tính trùng.

Chi phí dự phòng trong dự toán

Dự phòng trong dự toán gồm hai phần chính: dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và dự phòng cho yếu tố trượt giá.

Dự phòng cho khối lượng phát sinh được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng các khoản chi phí xây dựng, thiết bị, quản lý dự án, tư vấn và chi phí khác.

Khoản này nhằm xử lý những công việc cần thiết nhưng chưa thể xác định chính xác tại thời điểm lập dự toán.

Tuy nhiên, dự phòng không phải là khoản chi tùy ý.

Việc sử dụng phải có căn cứ và phù hợp với phạm vi được duyệt.

Dự phòng trượt giá

Dự phòng trượt giá được xác định dựa trên thời gian và tiến độ dự kiến thực hiện công trình.

Thời gian có thể tính theo quý hoặc năm.

Chỉ số giá xây dựng phù hợp với loại công trình được sử dụng làm căn cứ.

Ngoài biến động trong nước, cũng cần xem xét yếu tố quốc tế nếu dự án sử dụng vật liệu hoặc thiết bị phụ thuộc thị trường toàn cầu.

Ví dụ, một công trình thi công trong ba năm có nguy cơ chịu biến động giá vật liệu cao hơn công trình hoàn thành trong sáu tháng.

Do đó, thời gian và tiến độ giải ngân là yếu tố quan trọng khi xác định dự phòng trượt giá.

Khi nào cần điều chỉnh dự toán xây dựng công trình

Dự toán đã được phê duyệt có thể phải điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án.

Nguyên nhân có thể là thay đổi thiết kế, thay đổi khối lượng, thay đổi phạm vi công việc, biến động giá, điều chỉnh tiến độ hoặc phát sinh các yêu cầu kỹ thuật mới.

Cách điều chỉnh phụ thuộc rất lớn vào thời điểm.

Trường hợp chưa mở thầu có cách xử lý khác với trường hợp đã ký hợp đồng.

Đây là điểm rất quan trọng trong quản lý chi phí.

Điều chỉnh trước thời điểm mở thầu

Nếu công trình hoặc gói thầu được điều chỉnh trước thời điểm mở thầu, chủ đầu tư có thể xác định lại dự toán trên cơ sở nội dung điều chỉnh.

Đồng thời, cần áp dụng các quy định về xác định dự toán có hiệu lực tại thời điểm điều chỉnh.

Giá xây dựng và giá thiết bị cũng có thể được rà soát, cập nhật theo mặt bằng giá hiện tại nếu cần thiết.

Ví dụ, một gói thầu được lập dự toán từ năm trước nhưng chưa tổ chức mở thầu.

Trong thời gian đó, giá thép tăng đáng kể và thiết kế cũng có một số thay đổi.

Chủ đầu tư có thể cập nhật dự toán để phản ánh đúng giá trị thực tế tại thời điểm chuẩn bị đấu thầu.

Việc này giúp giá gói thầu sát thị trường hơn và tăng khả năng lựa chọn nhà thầu phù hợp.

Cập nhật các công việc đã được phê duyệt hoặc quyết toán

Trong một dự toán điều chỉnh, có thể có một số phần việc đã được phê duyệt dự toán riêng hoặc đã quyết toán hợp đồng.

Đối với các phần này, có thể cập nhật giá trị đã phê duyệt hoặc giá trị quyết toán vào dự toán điều chỉnh.

Điều này giúp hạn chế việc tính lại những phần đã có cơ sở chắc chắn.

Ví dụ, một công trình gồm nhiều hạng mục, trong đó một hạng mục phụ đã hoàn thành và quyết toán.

Khi điều chỉnh phần còn lại, giá trị quyết toán của hạng mục đã xong có thể được đưa trực tiếp vào dự toán mới.

Điều chỉnh sau khi đã ký hợp đồng

Đây là trường hợp phức tạp hơn.

Khi hợp đồng đã được ký, việc điều chỉnh dự toán không thể tách rời nội dung hợp đồng.

Chủ đầu tư phải căn cứ vào loại hợp đồng, phạm vi công việc, điều khoản điều chỉnh giá và các quy định pháp luật về hợp đồng xây dựng.

Ví dụ, hợp đồng trọn gói có nguyên tắc điều chỉnh khác với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh.

Vì vậy, không thể chỉ dựa vào giá thị trường tăng mà tự động điều chỉnh toàn bộ dự toán.

Chủ đầu tư cần xem xét nội dung hợp đồng có cho phép điều chỉnh hay không và điều chỉnh trong phạm vi nào.

Bảo đảm mục tiêu, hiệu quả và tiến độ của dự án

Khi điều chỉnh dự toán sau khi đã ký hợp đồng, chủ đầu tư không chỉ xem xét chi phí.

Việc điều chỉnh phải bảo đảm mục tiêu, hiệu quả và tiến độ của dự án.

Ví dụ, một giải pháp kỹ thuật mới làm tăng chi phí nhưng rút ngắn đáng kể thời gian thi công.

Trong trường hợp này, cần đánh giá tổng thể lợi ích và tác động đối với dự án chứ không chỉ nhìn vào khoản tăng chi phí đơn lẻ.

Ngược lại, một điều chỉnh làm chi phí tăng mạnh nhưng không mang lại lợi ích rõ ràng cần được xem xét thận trọng.

Trường hợp hình thành gói thầu mới

Có những trường hợp việc điều chỉnh làm phát sinh một hạng mục hoặc phần việc hoàn toàn mới.

Khi đó, thay vì bổ sung vào gói thầu cũ, có thể hình thành một gói thầu mới.

Chủ đầu tư phải xác định dự toán riêng cho phần việc này.

Dự toán mới được lập trên cơ sở nội dung điều chỉnh và các quy định quản lý chi phí tại thời điểm điều chỉnh.

Ví dụ, trong quá trình thi công, dự án phát sinh nhu cầu xây dựng thêm một hạng mục kỹ thuật độc lập.

Nếu phạm vi, tính chất và điều kiện thực hiện phù hợp để tổ chức thành gói thầu mới thì chủ đầu tư phải lập dự toán cho gói này theo mặt bằng giá hiện hành.

Không nên điều chỉnh toàn bộ dự toán khi chỉ thay đổi một phần

Một sai sót thường gặp là khi có một nội dung điều chỉnh nhỏ, chủ đầu tư tính lại toàn bộ dự toán theo giá mới.

Cách làm này có thể làm thay đổi chi phí của những phần không liên quan.

Nguyên tắc hợp lý hơn là xác định rõ phạm vi bị ảnh hưởng.

Phần không thay đổi có thể giữ nguyên nếu không có quy định yêu cầu cập nhật.

Phần điều chỉnh được tính lại theo giá và quy định tại thời điểm điều chỉnh.

Phương pháp này giúp kiểm soát chi phí minh bạch hơn.

Tránh tính trùng chi phí

Khi lập hoặc điều chỉnh dự toán, tính trùng là một rủi ro lớn.

Ví dụ, chi phí vận chuyển thiết bị đã nằm trong giá mua nhưng lại được tính thêm một lần trong dự toán.

Hoặc chi phí tư vấn chung của dự án đã được tính trong tổng mức đầu tư nhưng tiếp tục phân bổ đầy đủ vào từng công trình.

Một trường hợp khác là phần việc đã quyết toán nhưng vẫn giữ nguyên giá trị dự toán cũ và cộng thêm giá trị quyết toán.

Để tránh các tình huống này, chủ đầu tư nên lập bảng đối chiếu từng khoản mục giữa dự toán cũ và dự toán điều chỉnh.

Mối quan hệ giữa dự toán và tổng mức đầu tư

Dự toán xây dựng công trình phải nằm trong khuôn khổ tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

Nếu việc điều chỉnh dự toán làm tổng chi phí của dự án vượt tổng mức đầu tư, chủ đầu tư cần xem xét liệu có phải thực hiện điều chỉnh tổng mức đầu tư hay không.

Không nên coi dự toán và tổng mức đầu tư là hai hệ thống độc lập.

Tổng mức đầu tư là giới hạn tổng thể.

Dự toán là công cụ chi tiết hóa.

Khi dự toán thay đổi đáng kể, tác động đến tổng mức đầu tư cần được đánh giá.

Ngược lại, khi tổng mức đầu tư điều chỉnh, các dự toán liên quan cũng có thể cần cập nhật tương ứng.

Một ví dụ tổng hợp

Giả sử một công trình có dự toán ban đầu 300 tỷ đồng.

Trong đó, chi phí xây dựng là 220 tỷ đồng, thiết bị 40 tỷ đồng, quản lý dự án 8 tỷ đồng, tư vấn 12 tỷ đồng, chi phí khác 5 tỷ đồng và dự phòng 15 tỷ đồng.

Sau đó, trước khi mở thầu, thiết kế được điều chỉnh làm tăng khối lượng xây dựng thêm 10 tỷ đồng.

Giá một số thiết bị cũng tăng thêm 3 tỷ đồng.

Chủ đầu tư rà soát mặt bằng giá và xác định phần thay đổi phù hợp.

Dự toán có thể được cập nhật lên 313 tỷ đồng trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Nếu sau đó hợp đồng đã ký, một hạng mục khác lại phát sinh, việc xác định chi phí sẽ phải căn cứ thêm vào điều khoản hợp đồng.

Nếu phần phát sinh đủ điều kiện hình thành gói thầu mới thì lập dự toán riêng theo quy định tại thời điểm đó.

Ví dụ này cho thấy việc điều chỉnh dự toán là quá trình liên tục nhưng phải tuân theo từng mốc pháp lý cụ thể.

Những sai sót thường gặp

Sai sót thứ nhất là xác định thiếu thành phần chi phí.

Sai sót thứ hai là tính cả các chi phí dùng chung cho toàn dự án vào dự toán của từng công trình.

Sai sót thứ ba là không cập nhật đúng giá thiết bị, vật liệu và nhân công.

Sai sót thứ tư là sử dụng dự phòng như một khoản bổ sung tự do mà không có căn cứ.

Sai sót thứ năm là điều chỉnh dự toán mà không xem xét loại hợp đồng đã ký.

Sai sót thứ sáu là cập nhật toàn bộ mặt bằng giá mới cho mọi phần việc dù chỉ một số hạng mục thay đổi.

Sai sót thứ bảy là không đánh giá tác động của dự toán điều chỉnh đến tổng mức đầu tư.

Nguyên tắc cần ghi nhớ

Có thể tóm lược một số nguyên tắc quan trọng.

Dự toán phải được xác định đầy đủ theo các khoản mục chi phí được pháp luật quy định.

Chi phí xây dựng phải dựa trên khối lượng và giá đầu vào phù hợp.

Chi phí thiết bị phải tính đầy đủ cả mua sắm, vận chuyển, lắp đặt, thí nghiệm và các khoản liên quan nếu có.

Chi phí quản lý dự án và tư vấn phải phù hợp với phạm vi công trình và tránh tính trùng với chi phí dùng chung.

Chi phí khác chỉ bao gồm những khoản thực sự thuộc phạm vi của công trình.

Dự phòng phải xác định trên cơ sở rủi ro khối lượng và trượt giá.

Khi điều chỉnh trước mở thầu, có thể cập nhật giá theo mặt bằng hiện tại nếu cần.

Khi đã ký hợp đồng, việc điều chỉnh phải căn cứ hợp đồng và quy định pháp luật về hợp đồng xây dựng.

Nếu phát sinh gói thầu mới, phải lập dự toán riêng theo điều kiện và mặt bằng giá tại thời điểm phát sinh.

Kết luận

Xác định và điều chỉnh dự toán xây dựng công trình là một trong những nội dung cốt lõi của quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Một dự toán tốt phải phản ánh đầy đủ các khoản chi phí cần thiết, có căn cứ về khối lượng, giá và phạm vi công việc, đồng thời phù hợp với tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.

Chi phí xây dựng cần được xác định từ thiết kế và các dữ liệu giá phù hợp.

Chi phí thiết bị phải bao quát cả quá trình mua sắm, vận chuyển, lắp đặt, thí nghiệm và chuyển giao nếu có.

Chi phí quản lý dự án và tư vấn phải được phân bổ đúng phạm vi.

Chi phí khác cần phân biệt rõ giữa khoản thuộc từng công trình và khoản dùng chung cho toàn dự án.

Chi phí dự phòng phải phản ánh hợp lý rủi ro phát sinh và biến động giá.

Đối với điều chỉnh dự toán, thời điểm phát sinh có ý nghĩa rất lớn.

Trước mở thầu, chủ đầu tư có thể rà soát và cập nhật dự toán theo nội dung thay đổi và mặt bằng giá.

Sau khi đã ký hợp đồng, việc điều chỉnh phải bám sát điều khoản hợp đồng và quy định quản lý chi phí.

Nếu điều chỉnh làm hình thành gói thầu mới, dự toán phải được lập riêng cho phần phát sinh.

Việc thực hiện đúng các nguyên tắc này sẽ giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí chặt chẽ, hạn chế phát sinh, tránh tính trùng và bảo đảm dự án được triển khai trong phạm vi nguồn vốn hợp lý.

Quan trọng hơn, dự toán không chỉ là một bảng số liệu tài chính mà còn là công cụ quản trị dự án. Một dự toán được lập và điều chỉnh đúng sẽ hỗ trợ trực tiếp cho việc lựa chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, thanh toán, kiểm soát tiến độ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng.