Hồ sơ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi là một trong những cơ sở quan trọng

Hồ sơ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi là một trong những cơ sở quan trọng để cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng thẩm định tổ chức xem xét dự án trước khi hoàn thành quá trình thẩm định theo quy định. Chất lượng của quá trình thẩm định không chỉ phụ thuộc vào nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi mà còn phụ thuộc trực tiếp vào tính đầy đủ, hợp lệ, thống nhất và khả năng chứng minh của toàn bộ hệ thống tài liệu được gửi kèm. Vì vậy, hồ sơ trình thẩm định không nên được hiểu đơn giản là Báo cáo nghiên cứu khả thi cùng một số giấy tờ hành chính, mà phải được nhìn nhận như một bộ hồ sơ tổng hợp phản ánh đầy đủ cơ sở pháp lý, cơ sở quy hoạch, điều kiện kỹ thuật, kết quả khảo sát, giải pháp thiết kế, tổng mức đầu tư trong trường hợp phải thẩm định và các điều kiện đặc thù khác của dự án.

Các quy định về hồ sơ được xây dựng theo hai lớp yêu cầu có quan hệ chặt chẽ với nhau. Lớp thứ nhất là điều kiện để toàn bộ hồ sơ được xem là hợp lệ, bao gồm yêu cầu về thành phần, quy cách, ngôn ngữ, việc kiểm tra, xác nhận và hình thức ký hồ sơ. Lớp thứ hai là danh mục những tài liệu cụ thể phải có trong bộ hồ sơ trình thẩm định, trong đó có các tài liệu áp dụng chung và các tài liệu bổ sung chỉ phát sinh đối với một số loại dự án nhất định. Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ, cơ quan chuẩn bị dự án cần đồng thời trả lời hai vấn đề: hồ sơ đã đáp ứng đúng yêu cầu về hình thức và xác nhận hay chưa, và thành phần tài liệu đã đầy đủ tương ứng với đặc điểm của dự án hay chưa.

Trước hết, hồ sơ trình thẩm định chỉ được xem là hợp lệ khi có đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Yêu cầu về tính đầy đủ không có nghĩa tất cả dự án đều phải nộp hoàn toàn giống nhau. Một số tài liệu là thành phần chung, trong khi một số tài liệu chỉ phải cung cấp nếu dự án thuộc trường hợp tương ứng. Vì vậy, việc đánh giá tính đầy đủ phải đặt trong mối quan hệ với tính chất cụ thể của dự án.

Chẳng hạn, dự án có yêu cầu thi tuyển phương án kiến trúc sẽ phát sinh tài liệu về phương án thiết kế kiến trúc được lựa chọn. Dự án đầu tư xây dựng tuyến đường sắt thuộc trường hợp phải chấp thuận danh mục tiêu chuẩn sẽ phải có văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền. Dự án đã có vi phạm hành chính về xây dựng và thuộc trường hợp phải thực hiện thẩm định để khắc phục hậu quả sẽ cần bổ sung một nhóm tài liệu hoàn toàn khác so với dự án chưa triển khai xây dựng. Dự án sửa chữa, cải tạo lại cần có tài liệu phản ánh hiện trạng công trình và, trong trường hợp có liên quan, kết quả kiểm định khả năng chịu lực.

Bên cạnh yêu cầu đầy đủ về thành phần, hồ sơ phải được lập đúng quy cách và được trình bày với ngôn ngữ chính là tiếng Việt. Quy định về ngôn ngữ tạo ra sự thống nhất trong hồ sơ chính thức được sử dụng để thực hiện thủ tục thẩm định. Đồng thời, hồ sơ phải được cơ quan chuẩn bị dự án kiểm tra và xác nhận trước khi trình.

Điểm này thể hiện rõ trách nhiệm của cơ quan chuẩn bị dự án. Cơ quan thẩm định có trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức thẩm định theo phạm vi của mình, nhưng trước khi hồ sơ được chuyển đến cơ quan thẩm định, cơ quan chuẩn bị dự án phải thực hiện bước kiểm tra nội bộ, bảo đảm các tài liệu cần thiết đã được tập hợp và xác nhận theo đúng yêu cầu.

Phương thức xác nhận hồ sơ được phân biệt theo hình thức nộp. Đối với hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính, các giấy tờ, tài liệu phải có xác nhận của cơ quan chuẩn bị dự án. Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, tài liệu phải được ký chữ ký số theo quy định.

Như vậy, dù thực hiện thủ tục bằng phương thức trực tiếp, bưu chính hay trực tuyến, hồ sơ đều phải có yếu tố xác thực tương ứng. Sự khác nhau chỉ nằm ở phương thức thể hiện việc xác nhận. Đối với hồ sơ vật lý, việc xác nhận được thực hiện bởi cơ quan chuẩn bị dự án; đối với môi trường điện tử, chữ ký số là yêu cầu tương ứng.

Sau khi đáp ứng điều kiện về tính hợp lệ, vấn đề quan trọng tiếp theo là xác định chính xác thành phần hồ sơ. Tài liệu đầu tiên là Tờ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi được lập theo Mẫu số 01 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định. Đây là văn bản thể hiện việc chính thức trình hồ sơ để cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng thẩm định thực hiện nhiệm vụ.

Tờ trình không tồn tại độc lập mà đi cùng Báo cáo nghiên cứu khả thi và toàn bộ hệ thống văn bản, tài liệu pháp lý có liên quan. Vì vậy, khi tổ chức hồ sơ, Tờ trình có thể được xem là tài liệu đầu mối, còn các hồ sơ kèm theo cung cấp căn cứ để cơ quan thẩm định xem xét từng nội dung của dự án.

Nhóm tài liệu tiếp theo liên quan trực tiếp đến cơ sở hình thành dự án. Theo đó, hồ sơ phải có văn bản về chủ trương đầu tư xây dựng dự án hoặc văn bản phê duyệt thông tin dự án tương ứng với trường hợp cụ thể. Những tài liệu này giúp xác định cơ sở để dự án được tiếp tục chuẩn bị và lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.

Riêng đối với dự án du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng, giải trí trong rừng, hồ sơ có thể phải có quyết định phê duyệt Đề án du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng, giải trí trong rừng theo pháp luật về lâm nghiệp. Đây là tài liệu đặc thù xuất phát từ địa điểm và tính chất hoạt động của dự án. Khi dự án được triển khai trong phạm vi thuộc trường hợp điều chỉnh của pháp luật về lâm nghiệp, cơ sở chuyên ngành tương ứng phải được đưa vào hồ sơ thẩm định.

Đối với những dự án thuộc trường hợp chuyển tiếp theo pháp luật về đầu tư và không có yêu cầu phải thực hiện chấp thuận chủ trương đầu tư, thành phần hồ sơ được xác định theo cơ chế linh hoạt hơn. Hồ sơ có thể bao gồm Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định phê duyệt kết quả trúng đấu giá quyền sử dụng đất, kết quả trúng đấu thầu dự án có sử dụng đất hoặc văn bản pháp lý khác có giá trị tương đương.

Ý nghĩa của quy định này nằm ở việc thừa nhận cơ sở pháp lý đã được hình thành đối với những dự án chuyển tiếp. Không thể yêu cầu một dự án được hình thành theo cơ chế pháp lý trước đây phải có đúng loại văn bản của cơ chế hiện tại nếu pháp luật về đầu tư đã xác định dự án thuộc trường hợp chuyển tiếp và không phải thực hiện lại thủ tục chấp thuận chủ trương đầu tư.

Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ, cần xác định dự án đang dựa trên cơ sở pháp lý nào. Việc lựa chọn tài liệu phải phù hợp với tình trạng pháp lý thực tế của dự án, thay vì áp dụng máy móc một loại giấy tờ cho tất cả các trường hợp.

Một nhóm tài liệu khác liên quan đến kiến trúc của công trình. Nếu dự án thuộc trường hợp có yêu cầu thi tuyển phương án kiến trúc theo pháp luật về kiến trúc, hồ sơ phải có văn bản phê duyệt phương án thiết kế kiến trúc đã được lựa chọn thông qua thi tuyển cùng với các bản vẽ kèm theo.

Tài liệu này giúp xác định phương án kiến trúc đã được lựa chọn làm cơ sở để tiếp tục triển khai thiết kế trong Báo cáo nghiên cứu khả thi. Vì vậy, đối với dự án có thi tuyển kiến trúc, cần bảo đảm sự thống nhất giữa phương án đã được phê duyệt với hồ sơ thiết kế xây dựng được trình thẩm định.

Tiếp theo là nhóm tài liệu về quy hoạch. Hồ sơ phải có văn bản chấp thuận hoặc quyết định phê duyệt và các bản vẽ quy hoạch có liên quan của quy hoạch được sử dụng làm căn cứ lập dự án theo Điều 26 của Nghị định.

Đây là nhóm tài liệu có ý nghĩa quan trọng bởi Báo cáo nghiên cứu khả thi không được lập tách rời khỏi cơ sở quy hoạch có liên quan. Văn bản chấp thuận hoặc quyết định phê duyệt xác định giá trị pháp lý của quy hoạch, trong khi các bản vẽ cung cấp thông tin trực tiếp để đối chiếu những nội dung không gian và các chỉ tiêu có liên quan đến dự án.

Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ quy hoạch cần chú ý cả phần văn bản và phần bản vẽ. Chỉ cung cấp một trong hai mà thiếu tài liệu còn lại có thể làm cho cơ sở đối chiếu quy hoạch không đầy đủ theo yêu cầu về thành phần hồ sơ.

Ngoài quy hoạch, dự án có thể phải cung cấp các văn bản thỏa thuận hoặc xác nhận về đấu nối hạ tầng kỹ thuật. Những tài liệu này phản ánh khả năng và phương án kết nối dự án với các hệ thống hạ tầng có liên quan. Tùy theo tính chất của dự án, các văn bản đấu nối được đưa vào hồ sơ nếu thuộc trường hợp phải có.

Đối với những dự án có liên quan đến quản lý độ cao công trình, hồ sơ còn phải có văn bản chấp thuận độ cao theo quy định của Chính phủ về quản lý độ cao chướng ngại vật hàng không và các trận địa quản lý, bảo vệ vùng trời tại Việt Nam.

Tuy nhiên, yêu cầu này được đặt trong một điều kiện cụ thể. Văn bản chấp thuận độ cao được yêu cầu trong trường hợp dự án không thuộc khu vực hoặc đối tượng có yêu cầu lấy ý kiến thống nhất về bề mặt quản lý độ cao công trình tại giai đoạn phê duyệt quy hoạch xây dựng. Vì vậy, trước khi bổ sung tài liệu này, cần xác định yêu cầu về quản lý độ cao của dự án đã được xử lý ở giai đoạn quy hoạch hay chưa.

Ngoài những tài liệu được liệt kê cụ thể, hồ sơ có thể phải có các văn bản pháp lý và tài liệu khác có liên quan nếu dự án phát sinh yêu cầu tương ứng. Đây là quy định mở nhằm bảo đảm thành phần hồ sơ có thể phản ánh đầy đủ những yêu cầu pháp lý đặc thù của từng dự án.

Không thể xây dựng một danh mục đóng tuyệt đối cho mọi dự án đầu tư xây dựng, bởi mỗi dự án có thể thuộc một lĩnh vực, địa bàn hoặc chế độ quản lý riêng. Do đó, cơ quan chuẩn bị dự án phải rà soát các yêu cầu pháp lý có liên quan để xác định tài liệu bổ sung cần thiết.

Bên cạnh nhóm tài liệu pháp lý, hồ sơ khảo sát xây dựng được phê duyệt là một thành phần quan trọng của bộ hồ sơ trình thẩm định. Khảo sát xây dựng cung cấp dữ liệu đầu vào phục vụ việc nghiên cứu và lập thiết kế. Các giải pháp được trình bày trong Báo cáo nghiên cứu khả thi phải dựa trên những điều kiện thực tế của khu vực xây dựng đã được khảo sát.

Việc yêu cầu hồ sơ khảo sát được phê duyệt thể hiện mối quan hệ giữa khảo sát và thiết kế. Thiết kế không thể được đánh giá hoàn toàn độc lập với dữ liệu khảo sát được sử dụng làm cơ sở. Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ, cần bảo đảm hồ sơ khảo sát được sử dụng thực tế trong quá trình lập thiết kế là hồ sơ đã được phê duyệt theo yêu cầu.

Trung tâm của bộ hồ sơ vẫn là Báo cáo nghiên cứu khả thi. Báo cáo bao gồm phần thuyết minh và hồ sơ thiết kế xây dựng được lập tại Báo cáo nghiên cứu khả thi. Đây là hai bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với nhau và phải bảo đảm sự thống nhất trong quá trình trình thẩm định.

Phần thuyết minh thể hiện những nội dung của dự án, trong khi hồ sơ thiết kế xây dựng thể hiện các giải pháp thiết kế tương ứng. Khi cơ quan chuyên môn hoặc Hội đồng thẩm định xem xét dự án, các thông tin trong phần thuyết minh cần được đối chiếu với hồ sơ thiết kế để đánh giá tính thống nhất của Báo cáo nghiên cứu khả thi.

Trong trường hợp dự án có thực hiện thẩm tra thiết kế xây dựng, hồ sơ còn bao gồm Báo cáo kết quả thẩm tra thiết kế xây dựng theo Mẫu số 02 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định. Báo cáo thẩm tra là tài liệu thể hiện kết quả xem xét chuyên môn của tổ chức thực hiện thẩm tra và được sử dụng làm một trong những tài liệu phục vụ quá trình thẩm định khi có.

Đối với dự án đầu tư xây dựng tuyến đường sắt có yêu cầu chấp thuận danh mục tiêu chuẩn theo pháp luật về đường sắt, hồ sơ phải bổ sung văn bản chấp thuận danh mục tiêu chuẩn của cơ quan có thẩm quyền.

Đây là yêu cầu chuyên ngành và chỉ áp dụng khi dự án đường sắt thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục chấp thuận danh mục tiêu chuẩn. Việc có văn bản này trong hồ sơ giúp xác định hệ thống tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình nghiên cứu và thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận theo yêu cầu của pháp luật chuyên ngành.

Một nội dung đặc biệt quan trọng là hồ sơ phục vụ thẩm định tổng mức đầu tư. Đối với dự án thuộc điểm a, b và c khoản 1 Điều 17 Luật Xây dựng năm 2025, ngoài những thành phần đã nêu, hồ sơ trình thẩm định phải có tổng mức đầu tư cùng các thông tin và số liệu liên quan đến quá trình xác định tổng mức.

Những tài liệu này bao gồm thông tin về giá, định mức, báo giá và kết quả thẩm định giá nếu có. Đây là các dữ liệu giúp làm rõ cơ sở hình thành giá trị tổng mức đầu tư được trình trong Báo cáo nghiên cứu khả thi.

Yêu cầu này cho thấy đối với những dự án thuộc trường hợp tương ứng, cơ quan thẩm định không chỉ tiếp nhận một con số tổng mức đầu tư cuối cùng. Hồ sơ phải cung cấp các dữ liệu cần thiết để có thể xem xét cơ sở xác định con số đó.

Vì vậy, việc tổ chức tài liệu về tổng mức đầu tư cần bảo đảm khả năng truy xuất từ kết quả đến cơ sở tính toán. Các thông tin về giá, định mức, báo giá và kết quả thẩm định giá nếu có cần được sắp xếp phù hợp để phục vụ quá trình xem xét.

Một nhóm hồ sơ đặc biệt khác được đặt ra đối với dự án có vi phạm hành chính về xây dựng đã bị xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả có yêu cầu thực hiện thẩm định, thẩm định điều chỉnh, cấp giấy phép xây dựng hoặc điều chỉnh giấy phép xây dựng.

Đối với trường hợp này, hồ sơ thông thường không đủ để phản ánh trạng thái thực tế của dự án. Công trình có thể đã được thi công một phần hoặc phát sinh tình trạng xây dựng trên thực địa. Vì vậy, cơ quan thẩm định cần đồng thời có thông tin về quá trình thực hiện, tình trạng pháp lý của vi phạm và tình trạng kỹ thuật của phần công trình đã thi công.

Tài liệu đầu tiên phải bổ sung là Báo cáo của chủ đầu tư về quá trình thực hiện dự án và tình hình thực tế thi công các công trình xây dựng của dự án đến thời điểm trình thẩm định. Báo cáo này có chức năng mô tả toàn bộ trạng thái thực tế của dự án tại thời điểm hồ sơ được gửi đến cơ quan thẩm định.

Nội dung này đặc biệt cần thiết bởi hồ sơ thiết kế có thể thể hiện phương án của dự án, nhưng cơ quan thẩm định còn cần biết trên thực địa đã triển khai đến đâu. Khoảng cách giữa hồ sơ và hiện trạng phải được nhận diện để quá trình thẩm định được đặt trong đúng bối cảnh.

Tài liệu thứ hai là biên bản và quyết định xử phạt vi phạm hành chính của cấp có thẩm quyền. Đây là căn cứ pháp lý phản ánh vi phạm đã được xác định và xử lý. Việc đưa tài liệu xử phạt vào hồ sơ giúp cơ quan thẩm định nắm được nội dung vi phạm và yêu cầu liên quan đến biện pháp khắc phục hậu quả.

Tài liệu thứ ba là Báo cáo kiểm định của tổ chức kiểm định xây dựng đánh giá khả năng chịu lực của phần công trình đã thi công. Đây là tài liệu chuyên môn phản ánh tình trạng kỹ thuật của phần công trình đã tồn tại trên thực tế.

Yêu cầu kiểm định trong trường hợp này có ý nghĩa rất rõ. Khi công trình đã được thi công, việc đánh giá không thể chỉ dựa vào bản vẽ dự kiến. Khả năng chịu lực của phần công trình thực tế cần được một tổ chức kiểm định xây dựng đánh giá và thể hiện bằng báo cáo để đưa vào hồ sơ thẩm định.

Ba nhóm tài liệu bổ sung đối với dự án có vi phạm tạo thành một hệ thống thông tin tương đối hoàn chỉnh. Báo cáo của chủ đầu tư phản ánh diễn biến thực hiện và hiện trạng; biên bản, quyết định xử phạt phản ánh tình trạng pháp lý; còn Báo cáo kiểm định phản ánh tình trạng kỹ thuật. Việc xem xét đồng thời ba phương diện này giúp hồ sơ phản ánh đúng trạng thái thực tế của dự án tại thời điểm trình thẩm định.

Đối với dự án sửa chữa, cải tạo, yêu cầu hồ sơ cũng được điều chỉnh để phù hợp với bản chất của việc đầu tư trên công trình đã tồn tại. Hồ sơ phải có hồ sơ khảo sát hiện trạng công trình.

Nếu khảo sát xây dựng đối với dự án xây dựng mới tập trung vào điều kiện khu vực xây dựng thì khảo sát hiện trạng đối với dự án sửa chữa, cải tạo tập trung vào công trình đang tồn tại và những điều kiện thực tế liên quan đến phạm vi dự kiến can thiệp. Đây là cơ sở để lựa chọn giải pháp sửa chữa hoặc cải tạo phù hợp.

Trường hợp nội dung sửa chữa, cải tạo có liên quan đến khả năng chịu lực của công trình, hồ sơ còn phải có Báo cáo kiểm định của tổ chức kiểm định xây dựng đánh giá về khả năng chịu lực.

Không phải mọi dự án sửa chữa, cải tạo đều mặc nhiên phải có báo cáo kiểm định khả năng chịu lực theo yêu cầu này. Điều kiện phát sinh là nội dung sửa chữa hoặc cải tạo có liên quan đến khả năng chịu lực của công trình. Do đó, cơ quan chuẩn bị dự án cần xác định phạm vi can thiệp thực tế để quyết định thành phần hồ sơ tương ứng.

Việc phân biệt này vừa bảo đảm có đủ tài liệu kỹ thuật khi công trình bị tác động về khả năng chịu lực, vừa tránh áp dụng một yêu cầu không cần thiết cho những trường hợp sửa chữa, cải tạo không liên quan đến nội dung đó.

Nếu hệ thống hóa toàn bộ thành phần hồ sơ, có thể chia quá trình chuẩn bị thành nhiều nhóm để kiểm soát thuận lợi hơn. Nhóm thứ nhất là tài liệu trình thẩm định, đứng đầu là Tờ trình theo Mẫu số 01. Nhóm thứ hai là tài liệu xác lập cơ sở pháp lý của dự án, bao gồm văn bản về chủ trương đầu tư, phê duyệt thông tin dự án hoặc các giấy tờ pháp lý tương ứng với trường hợp chuyển tiếp.

Nhóm thứ ba là các tài liệu về kiến trúc, quy hoạch và điều kiện kết nối, bao gồm kết quả lựa chọn phương án kiến trúc nếu có thi tuyển, hồ sơ quy hoạch, văn bản đấu nối hạ tầng và chấp thuận độ cao công trình trong trường hợp áp dụng. Nhóm thứ tư là hồ sơ kỹ thuật, bao gồm khảo sát xây dựng, thuyết minh Báo cáo nghiên cứu khả thi, hồ sơ thiết kế và báo cáo thẩm tra nếu có.

Nhóm thứ năm là tài liệu chuyên ngành hoặc tài liệu bổ sung theo tính chất của dự án, chẳng hạn văn bản chấp thuận danh mục tiêu chuẩn đối với dự án đường sắt. Nhóm thứ sáu là hồ sơ phục vụ xem xét tổng mức đầu tư đối với dự án thuộc trường hợp quy định, bao gồm tổng mức đầu tư và dữ liệu về giá, định mức, báo giá, kết quả thẩm định giá nếu có.

Nhóm cuối cùng là hồ sơ phản ánh những điều kiện thực tế đặc thù. Đối với dự án có vi phạm hành chính về xây dựng, đây là báo cáo quá trình thực hiện, tài liệu xử phạt và báo cáo kiểm định. Đối với dự án sửa chữa, cải tạo, đây là khảo sát hiện trạng và báo cáo kiểm định khi việc sửa chữa có liên quan đến khả năng chịu lực.

Việc hệ thống hóa theo các nhóm như vậy giúp cơ quan chuẩn bị dự án kiểm tra hồ sơ theo logic thay vì chỉ đối chiếu một danh sách dài. Trước hết phải chứng minh dự án có cơ sở pháp lý để được chuẩn bị. Tiếp theo phải chứng minh dự án phù hợp với những căn cứ quy hoạch và các điều kiện liên quan. Sau đó phải cung cấp cơ sở khảo sát và hồ sơ kỹ thuật. Cuối cùng là bổ sung những tài liệu đặc thù tương ứng với loại dự án và trạng thái thực tế.

Đặc biệt, cần tránh quan niệm rằng Báo cáo nghiên cứu khả thi là tài liệu duy nhất quyết định tính đầy đủ của hồ sơ. Báo cáo có thể được lập rất chi tiết nhưng nếu thiếu văn bản pháp lý làm cơ sở, thiếu hồ sơ quy hoạch cần thiết, thiếu khảo sát được phê duyệt hoặc thiếu tài liệu đặc thù bắt buộc thì bộ hồ sơ vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu được đặt ra.

Ngược lại, việc có đầy đủ các giấy tờ riêng lẻ cũng chưa đủ nếu chúng không được tổ chức đúng quy cách, không được xác nhận hoặc không thống nhất với Báo cáo nghiên cứu khả thi. Do đó, yêu cầu về hồ sơ phải được nhìn nhận cả về thành phần lẫn hình thức và tính liên kết giữa các tài liệu.

Trách nhiệm kiểm tra của cơ quan chuẩn bị dự án vì vậy có ý nghĩa xuyên suốt. Trước khi trình, cơ quan chuẩn bị dự án cần rà soát tối thiểu ba lớp. Lớp thứ nhất là tính đầy đủ: tất cả tài liệu bắt buộc đối với dự án đã có hay chưa. Lớp thứ hai là tính hợp lệ về hình thức: hồ sơ có đúng quy cách, đúng ngôn ngữ, được xác nhận hoặc ký số đúng yêu cầu hay chưa. Lớp thứ ba là tính thống nhất: thông tin giữa Tờ trình, Báo cáo nghiên cứu khả thi, quy hoạch, khảo sát, thiết kế và các văn bản pháp lý có tương thích với nhau hay không.

Đối với hồ sơ được trình Hội đồng thẩm định, việc tổ chức tài liệu khoa học càng có ý nghĩa bởi hồ sơ có thể được gửi đến nhiều thành viên thuộc các cơ quan và chuyên ngành khác nhau. Cơ quan thường trực cần có cơ sở để phân phối hồ sơ và phân công nội dung thẩm định. Một bộ hồ sơ được sắp xếp rõ ràng theo nhóm pháp lý, quy hoạch, kỹ thuật, chi phí và chuyên ngành sẽ thuận lợi hơn cho quá trình tổ chức thẩm định.

Đối với cơ quan chuyên môn về xây dựng, bộ hồ sơ đầy đủ tạo cơ sở để triển khai thẩm định theo đúng nội dung và phạm vi được giao. Cơ sở pháp lý cho biết dự án được hình thành theo cơ chế nào; hồ sơ quy hoạch cho biết căn cứ lập dự án; khảo sát cung cấp dữ liệu đầu vào; Báo cáo nghiên cứu khả thi trình bày giải pháp đầu tư; thiết kế thể hiện giải pháp xây dựng; tài liệu chi phí phục vụ xem xét tổng mức đầu tư trong trường hợp tương ứng; còn các tài liệu đặc thù giúp giải quyết những vấn đề riêng của dự án.

Nhìn rộng hơn, các yêu cầu về hồ sơ thể hiện một nguyên tắc quan trọng: thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi phải được thực hiện trên cơ sở một hệ thống thông tin có thể kiểm tra và đối chiếu. Các kết luận trong Báo cáo nghiên cứu khả thi cần được đặt trên những căn cứ pháp lý, quy hoạch và kỹ thuật cụ thể, chứ không chỉ tồn tại dưới dạng thuyết minh của cơ quan chuẩn bị dự án.

Chính vì vậy, mỗi tài liệu trong bộ hồ sơ đều có chức năng riêng nhưng phải kết nối với nhau. Văn bản chủ trương hoặc cơ sở pháp lý xác định nền tảng đầu tư; quy hoạch xác định cơ sở không gian; khảo sát phản ánh điều kiện thực tế; thiết kế đưa ra giải pháp; tài liệu chi phí thể hiện cơ sở xác định nguồn lực đầu tư; còn các tài liệu chuyên ngành và tài liệu đặc thù xử lý những yêu cầu phát sinh từ chính tính chất của dự án.

Đối với dự án đã thi công và có vi phạm, mối quan hệ này còn được mở rộng sang hiện trạng thực tế. Hồ sơ lúc đó không chỉ mô tả dự án dự kiến sẽ được xây dựng như thế nào mà phải phản ánh phần công trình đã tồn tại, vi phạm đã được xử lý ra sao và khả năng chịu lực của phần đã thi công như thế nào. Đối với dự án sửa chữa, cải tạo, hiện trạng công trình cũng trở thành một phần trực tiếp của cơ sở lập và thẩm định dự án.

Có thể thấy quy định về hồ sơ trình thẩm định không đơn thuần nhằm đáp ứng một thủ tục hành chính. Mục tiêu sâu hơn là tạo ra một bộ tài liệu đủ khả năng chứng minh các cơ sở chủ yếu của Báo cáo nghiên cứu khả thi. Khi hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, cơ quan thẩm định có điều kiện tập trung vào việc xem xét chuyên môn thay vì phải liên tục xác định những khoảng trống về tài liệu.

Tóm lại, hồ sơ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi tại cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng thẩm định phải được chuẩn bị theo nguyên tắc đầy đủ, đúng quy cách, có xác nhận và phù hợp với đặc điểm cụ thể của dự án. Hồ sơ chỉ được xem là hợp lệ khi đáp ứng các yêu cầu về thành phần, ngôn ngữ, kiểm tra, xác nhận hoặc chữ ký số tương ứng với phương thức nộp. Thành phần hồ sơ bắt đầu từ Tờ trình thẩm định theo Mẫu số 01 Phụ lục I, Báo cáo nghiên cứu khả thi và các tài liệu pháp lý về cơ sở đầu tư; tiếp đến là hồ sơ kiến trúc, quy hoạch, đấu nối hạ tầng, chấp thuận độ cao nếu có; hồ sơ khảo sát được phê duyệt; phần thuyết minh và thiết kế xây dựng; báo cáo thẩm tra nếu có; cùng những tài liệu chuyên ngành tương ứng. Đối với những dự án thuộc trường hợp đặc biệt, hồ sơ phải được bổ sung phù hợp, bao gồm văn bản chấp thuận danh mục tiêu chuẩn đối với tuyến đường sắt, tổng mức đầu tư và dữ liệu xác định tổng mức, tài liệu về vi phạm hành chính và kiểm định phần công trình đã thi công hoặc khảo sát hiện trạng và báo cáo kiểm định đối với dự án sửa chữa, cải tạo khi có liên quan đến khả năng chịu lực. Việc tổ chức đầy đủ các thành phần này giúp hình thành một bộ hồ sơ có khả năng phản ánh đồng thời cơ sở pháp lý, căn cứ quy hoạch, điều kiện kỹ thuật, giải pháp thiết kế, chi phí và tình trạng thực tế của dự án, từ đó tạo nền tảng để cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc Hội đồng thẩm định thực hiện việc thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi một cách có hệ thống và đúng phạm vi trách nhiệm được giao.