QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ LỰA CHỌN NHÀ THẦU MỚI NHẤT 2026

Mua sắm hàng hóa là hoạt động thường xuyên tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp và các tổ chức có nhu cầu trang bị tài sản, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu hoặc các loại hàng hóa phục vụ hoạt động chuyên môn.

Tuy nhiên, đối với hoạt động mua sắm thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về đấu thầu, việc mua hàng không đơn thuần là tìm nhà cung cấp, lấy báo giá và ký hợp đồng. Tùy thuộc vào nguồn vốn, đối tượng áp dụng, tính chất nhu cầu mua sắm, giá gói thầu, loại gói thầu và trường hợp cụ thể, chủ đầu tư phải xác định đúng hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức lựa chọn nhà thầu, quy trình thực hiện và các loại hồ sơ cần lập.

Đặc biệt, từ ngày 09/09/2026, một số quy định về lựa chọn nhà thầu đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có những thay đổi đáng chú ý liên quan đến hạn mức chỉ định thầu và mua sắm giá trị nhỏ.

Vì vậy, cách hiểu đơn giản như:

“Trên 100 triệu đồng là phải đấu thầu”;

“Trên 500 triệu đồng bắt buộc đấu thầu rộng rãi”;

“Dưới 500 triệu đồng chỉ cần lấy ba báo giá”;

hoặc

“Cứ dưới hạn mức chỉ định thầu là được lựa chọn trực tiếp một nhà cung cấp”

đều có thể dẫn đến áp dụng không chính xác.

Trong bài viết này, Minh Phuong Corp phân tích quy trình mua sắm hàng hóa và lựa chọn nhà thầu theo hướng thực hành, giúp chủ đầu tư, bên mời thầu, cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp hiểu đúng bản chất của từng bước và hạn chế rủi ro khi tổ chức mua sắm.

1. Quy trình mua sắm hàng hóa là gì?

Quy trình mua sắm hàng hóa có thể hiểu là chuỗi các công việc được thực hiện từ khi phát sinh nhu cầu mua sắm cho đến khi lựa chọn được nhà thầu, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hóa, nghiệm thu, thanh toán và hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

Đối với hoạt động mua sắm thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về đấu thầu, quy trình có thể bao gồm nhiều nhóm công việc như:

Xác định nhu cầu mua sắm;

Xác định nguồn vốn;

Xác định phạm vi áp dụng;

Lập và phê duyệt dự toán trong trường hợp áp dụng;

Xác định giá gói thầu;

Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

Xác định hình thức lựa chọn nhà thầu;

Xác định phương thức lựa chọn nhà thầu;

Lập HSMT/E-HSMT hoặc HSYC theo trường hợp áp dụng;

Tổ chức lựa chọn nhà thầu;

Nhà thầu lập HSDT/E-HSDT hoặc HSĐX;

Mở thầu;

Đánh giá hồ sơ;

Làm rõ hồ sơ trong trường hợp cần thiết;

Trình, thẩm định và phê duyệt kết quả theo trường hợp áp dụng;

Công khai kết quả;

Hoàn thiện và ký kết hợp đồng;

Thực hiện hợp đồng;

Nghiệm thu;

Thanh toán;

Bảo hành;

Quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Không phải tất cả các gói thầu đều thực hiện toàn bộ các bước giống nhau.

Quy trình cụ thể phụ thuộc vào hình thức, phương thức lựa chọn nhà thầu và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

2. Căn cứ pháp lý cần kiểm tra khi mua sắm hàng hóa năm 2026

Tại thời điểm tháng 9/2026, khi tổ chức mua sắm thuộc phạm vi pháp luật về đấu thầu, cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống văn bản đang có hiệu lực, trong đó đáng chú ý gồm:

Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các luật sửa đổi, bổ sung có liên quan;

Nghị định số 214/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Các nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định số 214/2025/NĐ-CP;

Nghị định số 349/2026/NĐ-CP ngày 09/09/2026, sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Thông tư số 79/2025/TT-BTC liên quan đến cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;

Thông tư số 134/2026/TT-BTC ngày 09/09/2026, quy định chi tiết mẫu hồ sơ yêu cầu áp dụng hình thức chỉ định thầu, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, kiểm tra, giám sát và báo cáo tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu;

Cùng các văn bản về quản lý, sử dụng tài sản công, ngân sách nhà nước và pháp luật chuyên ngành có liên quan tùy từng trường hợp.

Điều quan trọng là không nên chỉ căn cứ vào một văn bản duy nhất.

Một gói mua sắm cụ thể có thể đồng thời chịu sự điều chỉnh của nhiều nhóm quy định khác nhau.

3. Trước tiên phải xác định hoạt động mua sắm có thuộc phạm vi Luật Đấu thầu hay không

Đây là bước thường bị bỏ qua.

Không phải mọi hoạt động mua hàng của mọi doanh nghiệp đều mặc nhiên phải tổ chức lựa chọn nhà thầu theo cùng một quy trình của Luật Đấu thầu.

Trước khi đặt câu hỏi:

“Gói này phải đấu thầu hay chỉ định thầu?”

cần đặt câu hỏi trước:

“Hoạt động mua sắm này có thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về đấu thầu hay không?” 

QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ LỰA CHỌN NHÀ THẦU MỚI NHẤT 2026

Cần xem xét:

Chủ thể thực hiện mua sắm;

Nguồn vốn;

Mục đích mua sắm;

Loại dự án hoặc dự toán mua sắm;

Tính chất của gói thầu;

Quy định pháp luật chuyên ngành;

Các căn cứ pháp lý khác có liên quan.

Sau khi xác định thuộc phạm vi điều chỉnh mới tiếp tục xác định quy trình lựa chọn nhà thầu.

4. Không được xác định hình thức lựa chọn nhà thầu chỉ bằng giá gói thầu

Một trong những cách hiểu cần loại bỏ là:

“Gói thầu bao nhiêu tiền thì áp dụng hình thức gì?”

Giá gói thầu rất quan trọng nhưng không phải căn cứ duy nhất.

Khi xác định hình thức lựa chọn nhà thầu cần xem xét đồng thời:

Loại gói thầu;

Gói thầu thuộc dự án hay dự toán mua sắm không hình thành dự án;

Giá gói thầu;

Tính chất hàng hóa;

Điều kiện áp dụng của từng hình thức;

Trường hợp cấp bách hoặc đặc thù nếu có;

Khả năng cạnh tranh trên thị trường;

Quy định chuyên ngành;

Các điều kiện khác theo pháp luật hiện hành.

Do đó, không nên xây dựng quy chế nội bộ theo kiểu:

100–500 triệu: chào hàng cạnh tranh;

500 triệu–1 tỷ: đấu thầu;

trên 1 tỷ: đấu thầu rộng rãi.

Nếu muốn xây dựng ngưỡng kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quy định các cấp phê duyệt khác nhau, nhưng không được nhầm lẫn giữa ngưỡng quản trị nội bộ và hạn mức/hình thức lựa chọn nhà thầu theo pháp luật về đấu thầu.

5. Quy định đối với mua sắm không quá 100 triệu đồng từ ngày 09/09/2026

Đây là thay đổi rất đáng chú ý trong năm 2026.

Theo quy định mới, đối với gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 100 triệu đồng thuộc trường hợp quy định, thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm quyết định việc mua sắm bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Theo cơ chế áp dụng này, không phải thực hiện quy trình chỉ định thầu rút gọn theo cách thông thường nhưng vẫn phải bảo đảm hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định; hoặc có thể thực hiện theo quy trình chỉ định thầu rút gọn theo trường hợp tương ứng.

Điều này không có nghĩa:

“Mọi doanh nghiệp mua hàng dưới 100 triệu đều được mua trực tiếp.”

Phải xác định đúng đối tượng, nguồn vốn và trường hợp pháp luật điều chỉnh.

6. Hạn mức chỉ định thầu mới năm 2026

Từ ngày 09/09/2026, hạn mức chỉ định thầu đã có thay đổi.

Đối với gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án, hạn mức theo quy định mới là không quá 01 tỷ đồng.

Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn thuộc dự án, hạn mức là không quá 03 tỷ đồng.

Đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án, hạn mức là không quá 03 tỷ đồng.

Đây là thay đổi quan trọng so với các hạn mức trước đó.

Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý:

“Thuộc hạn mức chỉ định thầu” không nên được diễn giải thành “cứ dưới số tiền này là muốn chỉ định nhà thầu nào cũng được”.

Chủ đầu tư vẫn phải xác định đúng trường hợp áp dụng và thực hiện quy trình theo pháp luật hiện hành.

7. Mua sắm trên 100 triệu đồng có phải đấu thầu rộng rãi không?

Câu trả lời về mặt nguyên tắc là:

Không thể kết luận chỉ dựa vào việc giá gói thầu vượt 100 triệu đồng.

Ví dụ một gói mua sắm có giá 150 triệu đồng, 500 triệu đồng hoặc 800 triệu đồng không đồng nghĩa mặc nhiên phải đấu thầu rộng rãi.

Cần tiếp tục xác định:

Gói thầu thuộc dự án hay dự toán mua sắm;

Có thuộc hạn mức và trường hợp chỉ định thầu không;

Có đáp ứng điều kiện áp dụng chào hàng cạnh tranh hay không;

Có thuộc trường hợp mua sắm trực tiếp hay không;

Hay phải tổ chức đấu thầu rộng rãi hoặc áp dụng hình thức khác.

Vì vậy, câu hỏi đúng không phải là:

“Trên 100 triệu phải đấu thầu gì?”

mà nên là:

“Với loại gói thầu, nguồn vốn, giá gói thầu và điều kiện cụ thể này, hình thức lựa chọn nhà thầu nào được phép áp dụng?” 

QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ LỰA CHỌN NHÀ THẦU MỚI NHẤT 2026

8. Các hình thức lựa chọn nhà thầu

Theo pháp luật về đấu thầu, tùy trường hợp có thể áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định.

Một số hình thức thường được doanh nghiệp quan tâm gồm:

Đấu thầu rộng rãi;

Đấu thầu hạn chế;

Chỉ định thầu;

Chào hàng cạnh tranh;

Mua sắm trực tiếp;

Tự thực hiện;

Các hình thức và trường hợp lựa chọn nhà thầu khác theo pháp luật hiện hành.

Mỗi hình thức có điều kiện áp dụng và quy trình riêng.

Không nên lựa chọn hình thức trước rồi tìm cách “điều chỉnh hồ sơ” để phù hợp.

Quy trình đúng phải là:

Xác định trường hợp thực tế → đối chiếu quy định → xác định hình thức được phép áp dụng.

9. Bước 1 – Xác định nhu cầu mua sắm

Quy trình mua sắm nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế.

Bộ phận chuyên môn cần xác định:

Tên hàng hóa;

Mục đích sử dụng;

Số lượng;

Chất lượng;

Thông số kỹ thuật cơ bản;

Thời gian cần hàng;

Địa điểm giao hàng;

Yêu cầu lắp đặt;

Yêu cầu chạy thử;

Đào tạo nếu có;

Bảo hành;

Bảo trì;

Dịch vụ sau bán hàng;

Các yêu cầu khác.

Đối với hàng hóa kỹ thuật, không nên chỉ ghi:

“01 máy tính cấu hình cao”

hoặc:

“01 hệ thống máy chủ tốt”.

Phải xác định được yêu cầu kỹ thuật cần thiết cho mục đích sử dụng.

Ngược lại, cũng không nên đưa vào yêu cầu những thông số quá mức cần thiết hoặc những điều kiện có nguy cơ làm hạn chế cạnh tranh trái quy định.

10. Bước 2 – Xác định dự toán và giá gói thầu

Giá gói thầu là một trong những thông tin quan trọng để tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Việc xác định giá phải có căn cứ phù hợp với quy định áp dụng.

Tùy từng trường hợp, quá trình xác định giá có thể cần xem xét thông tin thị trường, báo giá, kết quả mua sắm tương tự, dữ liệu giá, dự toán được phê duyệt hoặc các căn cứ phù hợp khác.

Điều cần tránh là:

Lấy duy nhất một báo giá rồi mặc nhiên coi đó là giá thị trường;

Xây dựng giá quá thấp khiến không có hàng hóa đáp ứng;

Xây dựng giá quá cao làm giảm hiệu quả kinh tế;

Sử dụng báo giá không phù hợp về thời điểm hoặc phạm vi cung cấp;

Không lưu căn cứ xác định giá.

Hồ sơ xác định giá cần được lưu trữ để chứng minh cơ sở hình thành giá gói thầu theo trường hợp áp dụng.

11. Bước 3 – Xác định gói thầu

Sau khi xác định nhu cầu, chủ đầu tư cần tổ chức việc phân chia gói thầu phù hợp.

Việc phân chia phải bảo đảm phù hợp với tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, quy mô và yêu cầu quản lý.

Không được chia nhỏ gói thầu nhằm mục đích áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu không phù hợp hoặc né tránh quy trình theo quy định.

Ví dụ, một nhu cầu mua sắm đồng bộ có tổng giá trị lớn không nên tùy tiện chia thành nhiều hợp đồng nhỏ chỉ để từng hợp đồng nằm dưới một hạn mức nhất định.

12. Bước 4 – Xác định hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu

Sau khi có đầy đủ thông tin về gói thầu, chủ đầu tư mới xác định:

Hình thức lựa chọn nhà thầu;

Phương thức lựa chọn nhà thầu;

Thời gian tổ chức;

Loại hợp đồng;

Thời gian thực hiện;

Các nội dung cần thiết khác.

Đây là bước cần người có chuyên môn về đấu thầu kiểm tra kỹ.

Một sai sót ngay từ bước xác định hình thức có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sau đó.

13. Bước 5 – Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kế hoạch phải được lập và phê duyệt theo đúng căn cứ, nội dung và thẩm quyền.

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đóng vai trò định hướng cho quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Thông tin trong kế hoạch phải thống nhất với hồ sơ và quyết định có liên quan.

Khi có thay đổi thuộc trường hợp phải điều chỉnh, việc điều chỉnh cần thực hiện theo quy định trước khi tiếp tục quy trình tương ứng.

14. Bước 6 – Lập HSMT/E-HSMT hoặc HSYC đúng trường hợp

Đây là phần đặc biệt quan trọng.

Không phải mọi hình thức lựa chọn nhà thầu đều sử dụng cùng một loại hồ sơ.

Đối với trường hợp sử dụng hồ sơ mời thầu:

HSMT là hồ sơ mời thầu;

E-HSMT là hồ sơ mời thầu điện tử.

Đối với trường hợp sử dụng hồ sơ yêu cầu:

HSYC là hồ sơ yêu cầu.

Tương ứng:

Nhà thầu nộp HSDT/E-HSDT để đáp ứng HSMT/E-HSMT;

Nhà thầu nộp HSĐX để đáp ứng HSYC trong trường hợp tương ứng.

Việc sử dụng chính xác thuật ngữ rất quan trọng khi lập hồ sơ pháp lý.

15. HSMT/E-HSMT mua sắm hàng hóa gồm những nội dung gì?

HSMT/E-HSMT phải được lập theo mẫu áp dụng và phù hợp với tính chất gói thầu.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm các nhóm nội dung như:

Chỉ dẫn nhà thầu;

Thông tin gói thầu;

Điều kiện tham dự;

Yêu cầu về bảo đảm dự thầu;

Tiêu chuẩn đánh giá;

Năng lực và kinh nghiệm theo trường hợp áp dụng;

Phạm vi cung cấp;

Yêu cầu kỹ thuật;

Tiến độ;

Địa điểm giao hàng;

Lắp đặt;

Chạy thử;

Đào tạo;

Bảo hành;

Bảo trì;

Yêu cầu về giá;

Biểu mẫu dự thầu;

Điều kiện hợp đồng;

Biểu mẫu hợp đồng;

Các nội dung khác theo mẫu áp dụng.

Nguyên tắc quan trọng là HSMT phải được lập để lựa chọn được nhà thầu đáp ứng nhu cầu thực tế, đồng thời bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

16. Không được cài tiêu chí hạn chế cạnh tranh trong HSMT

Một sai sót có rủi ro cao trong quá trình lập HSMT là xây dựng tiêu chí không phù hợp làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu.

Đối với mua sắm hàng hóa, cần đặc biệt thận trọng khi mô tả:

Nhãn hiệu;

Model;

Xuất xứ;

Nhà sản xuất;

Chứng nhận;

Đại lý;

Kinh nghiệm;

Hợp đồng tương tự;

Nhân sự;

Thiết bị;

Các điều kiện kỹ thuật đặc thù.

Mỗi yêu cầu phải có căn cứ phù hợp với quy định và nhu cầu thực tế.

Không nên đưa tiêu chí chỉ nhằm hướng tới một nhà cung cấp cụ thể.

17. Bước 7 – Phê duyệt và phát hành hồ sơ lựa chọn nhà thầu

Sau khi HSMT/E-HSMT hoặc HSYC được lập, hồ sơ được xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền và quy trình áp dụng.

Đối với đấu thầu qua mạng, việc phát hành E-HSMT và đăng tải thông tin được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Trong quá trình phát hành, có thể phát sinh:

Yêu cầu làm rõ;

Sửa đổi E-HSMT;

Gia hạn thời điểm đóng thầu;

Các tình huống khác.

Các thay đổi phải được xử lý theo trình tự pháp luật quy định.

18. Bước 8 – Nhà thầu chuẩn bị HSDT/E-HSDT

Sau khi tiếp cận E-HSMT, nhà thầu nghiên cứu yêu cầu và lập E-HSDT.

Đối với gói mua sắm hàng hóa, E-HSDT tùy trường hợp có thể bao gồm hoặc thể hiện các nhóm nội dung:

Đơn dự thầu;

Thỏa thuận liên danh nếu có;

Bảo đảm dự thầu nếu thuộc trường hợp yêu cầu;

Thông tin tư cách nhà thầu;

Năng lực tài chính;

Kinh nghiệm;

Hợp đồng tương tự theo tiêu chí;

Thông tin hàng hóa;

Thông số kỹ thuật;

Catalogue hoặc datasheet khi cần chứng minh;

Tiến độ cung cấp;

Phương án vận chuyển;

Lắp đặt;

Chạy thử;

Đào tạo;

Bảo hành;

Đề xuất tài chính;

Giá dự thầu;

Các biểu mẫu và tài liệu khác theo E-HSMT.

Không có một danh sách giấy tờ cố định áp dụng cho mọi HSDT.

Nguyên tắc chính xác là:

E-HSDT phải được lập trên cơ sở E-HSMT của chính gói thầu đang tham dự.

19. Bước 9 – Bảo đảm dự thầu

Đối với trường hợp phải thực hiện bảo đảm dự thầu, nhà thầu phải kiểm tra kỹ yêu cầu của E-HSMT và mẫu đang áp dụng.

Cần kiểm tra:

Tên bên thụ hưởng;

Tên nhà thầu;

Tên gói thầu;

Giá trị;

Đồng tiền;

Thời gian hiệu lực;

Điều kiện thực hiện nghĩa vụ bảo đảm;

Thông tin liên danh nếu có;

Mẫu áp dụng;

Các yêu cầu khác.

Từ ngày 09/09/2026, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các quy định và biểu mẫu mới có liên quan.

Không nên lấy nguyên thư bảo lãnh dự thầu của gói cũ rồi chỉ thay tên gói thầu.

20. Bước 10 – Nộp E-HSDT

Đối với đấu thầu qua mạng, E-HSDT được nộp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Nhà thầu cần kiểm tra:

Tài khoản;

Chữ ký số;

Biểu mẫu điện tử;

Tài liệu đính kèm;

Giá dự thầu;

Bảo đảm dự thầu;

Thông tin liên danh;

Các nội dung quan trọng khác.

Không nên chờ đến vài phút cuối trước thời điểm đóng thầu mới thực hiện nộp E-HSDT.

Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý các vấn đề kỹ thuật hoặc sai sót phát hiện trong quá trình kiểm tra. 

QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ LỰA CHỌN NHÀ THẦU MỚI NHẤT 2026

21. Bước 11 – Mở thầu

Đối với đấu thầu qua mạng, việc mở thầu được thực hiện theo quy trình trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Vì vậy, không nên tiếp tục mô tả máy móc theo cách của đấu thầu giấy trước đây rằng:

“Các nhà thầu mang hồ sơ đến và bên mời thầu mở công khai trước sự chứng kiến của tất cả nhà thầu.”

Đối với E-HSDT, quá trình mở thầu và công khai thông tin thực hiện theo cơ chế của Hệ thống và quy định hiện hành.

22. Bước 12 – Đánh giá HSDT/E-HSDT

Đây là một trong những bước quan trọng nhất.

Việc đánh giá phải căn cứ vào:

HSMT/E-HSMT;

Tiêu chuẩn đánh giá đã được phê duyệt và phát hành;

Các nội dung sửa đổi, làm rõ HSMT/E-HSMT;

HSDT/E-HSDT;

Nội dung làm rõ HSDT theo trường hợp áp dụng;

Quy định pháp luật hiện hành.

Không được tự ý bổ sung một tiêu chí mới sau thời điểm đóng thầu để làm căn cứ loại nhà thầu.

Tùy phương thức và loại gói thầu, quá trình đánh giá được thực hiện theo trình tự tương ứng.

23. Đánh giá kỹ thuật hàng hóa

Đối với mua sắm hàng hóa, phần kỹ thuật cần được kiểm tra đặc biệt cẩn thận.

Có thể cần đối chiếu:

Tên hàng hóa;

Model;

Thông số;

Tính năng;

Công suất;

Tiêu chuẩn;

Catalogue;

Datasheet;

Tài liệu của nhà sản xuất;

Tiến độ giao hàng;

Bảo hành;

Dịch vụ kỹ thuật;

Lắp đặt;

Đào tạo;

Các yêu cầu khác.

Không nên đánh giá chỉ dựa trên cảm nhận “hàng tốt” hoặc “thương hiệu lớn”.

Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chuẩn đã được quy định trong E-HSMT.

24. Đánh giá tài chính và giá dự thầu

Sau khi thực hiện các bước đánh giá theo phương thức áp dụng, hồ sơ tài chính và giá được xem xét theo tiêu chuẩn, phương pháp quy định.

Cần phân biệt các thuật ngữ:

Giá dự thầu;

Giá dự thầu sau giảm giá;

Giá đánh giá;

Giá đề nghị trúng thầu;

Giá trúng thầu;

Giá hợp đồng.

Đây không phải là các khái niệm hoàn toàn giống nhau.

Khi lập báo cáo đánh giá, phải sử dụng đúng thuật ngữ và phương pháp theo quy định.

25. Bước 13 – Làm rõ HSDT/E-HSDT

Trong quá trình đánh giá có thể phát sinh việc làm rõ hồ sơ.

Tuy nhiên:

Làm rõ HSDT không đồng nghĩa với cho phép nhà thầu lập lại một HSDT hoàn toàn mới sau thời điểm đóng thầu.

Việc làm rõ phải được thực hiện theo giới hạn và điều kiện của pháp luật.

Do đó, cả bên mời thầu và nhà thầu đều cần hiểu đúng phạm vi của việc làm rõ.

26. Bước 14 – Báo cáo đánh giá hồ sơ

Sau khi đánh giá, tổ chuyên gia hoặc bộ phận thực hiện đánh giá lập báo cáo theo mẫu và quy định áp dụng.

Báo cáo phải phản ánh:

Quá trình đánh giá;

Kết quả đánh giá;

Căn cứ đánh giá;

Các nội dung làm rõ;

Những vấn đề phát sinh;

Kết luận;

Kiến nghị theo phạm vi trách nhiệm.

Từ ngày 09/09/2026, cần kiểm tra các mẫu báo cáo mới theo Thông tư số 134/2026/TT-BTC đối với trường hợp thuộc phạm vi áp dụng.

27. Bước 15 – Thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Đối với trường hợp pháp luật quy định phải thẩm định, hồ sơ được thẩm định trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Sau đó, kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt theo thẩm quyền.

Quyết định phê duyệt phải phù hợp với kết quả đánh giá, hồ sơ trình và quy định pháp luật.

Thông tin kết quả được công khai, đăng tải theo quy định.

28. Bước 16 – Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Sau khi hoàn thành quá trình lựa chọn nhà thầu, các bên tiến hành các thủ tục để ký hợp đồng.

Đối với hợp đồng mua sắm hàng hóa, cần đặc biệt kiểm soát:

Danh mục hàng hóa;

Số lượng;

Model;

Thông số;

Chất lượng;

Xuất xứ theo nội dung đã được xác định;

Giá hợp đồng;

Thuế;

Tiến độ giao hàng;

Địa điểm;

Lắp đặt;

Chạy thử;

Nghiệm thu;

Thanh toán;

Bảo hành;

Bảo trì;

Trách nhiệm của các bên;

Xử lý vi phạm;

Các nội dung khác.

Hợp đồng không nên được soạn hoàn toàn tách rời HSMT/E-HSMT và HSDT/E-HSDT.

29. Bước 17 – Bảo đảm thực hiện hợp đồng

Trong trường hợp phải thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng, nhà thầu thực hiện theo yêu cầu và quy định áp dụng.

Chủ đầu tư cần kiểm tra:

Giá trị bảo đảm;

Thời gian hiệu lực;

Hình thức;

Nội dung;

Thời điểm nộp;

Các trường hợp không được hoàn trả;

Các điều kiện khác.

Không nên mặc định mọi hợp đồng đều bắt buộc có bảo đảm thực hiện hợp đồng; phải xác định trường hợp áp dụng theo quy định hiện hành.

30. Bước 18 – Giao hàng và kiểm tra hàng hóa

Khi nhà thầu giao hàng, chủ đầu tư cần kiểm tra thực tế so với hợp đồng.

Nội dung kiểm tra có thể gồm:

Số lượng;

Chủng loại;

Model;

Serial;

Thông số;

Phụ kiện;

Tình trạng hàng hóa;

Tài liệu kỹ thuật;

Chứng từ;

Thời gian giao;

Các yêu cầu đặc thù khác.

Nếu hợp đồng yêu cầu lắp đặt, chạy thử hoặc đào tạo thì không nên nghiệm thu hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ khi những nội dung đó chưa được thực hiện đầy đủ.

31. Bước 19 – Nghiệm thu và thanh toán

Nghiệm thu phải dựa trên điều kiện của hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán tùy trường hợp có thể bao gồm:

Hợp đồng;

Phụ lục;

Biên bản giao nhận;

Biên bản nghiệm thu;

Hóa đơn;

Tài liệu chất lượng;

Hồ sơ thanh toán;

Các chứng từ khác theo hợp đồng và quy định tài chính.

Không nên thực hiện thanh toán chỉ dựa trên hóa đơn nếu nghĩa vụ nghiệm thu theo hợp đồng chưa hoàn thành.

32. Bước 20 – Bảo hành, bảo trì và quản lý sau mua sắm

Quá trình mua sắm không kết thúc ngay sau khi thanh toán.

Đối với hàng hóa có thời gian bảo hành, chủ đầu tư cần theo dõi:

Thời điểm bắt đầu bảo hành;

Thời điểm kết thúc;

Đầu mối bảo hành;

Thời gian phản hồi;

Thời gian xử lý;

Linh kiện thay thế;

Điều kiện bảo hành;

Nghĩa vụ bảo trì nếu có.

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với thiết bị công nghệ, máy móc, thiết bị y tế và các hệ thống kỹ thuật.

33. Hồ sơ mua sắm hàng hóa cần lưu trữ

Tùy quy trình thực tế, hồ sơ có thể gồm nhiều nhóm tài liệu.

Có thể tổ chức thành các nhóm:

Nhóm 1 – Hồ sơ nhu cầu

Đề xuất mua sắm, yêu cầu chuyên môn và các tài liệu liên quan.

Nhóm 2 – Hồ sơ xác định giá

Báo giá, dữ liệu thị trường, tài liệu xác định giá và dự toán.

Nhóm 3 – Hồ sơ kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Tờ trình, quyết định và các tài liệu liên quan.

Nhóm 4 – Hồ sơ tổ chức lựa chọn nhà thầu

HSMT/E-HSMT hoặc HSYC, quyết định phê duyệt, tài liệu sửa đổi và làm rõ.

Nhóm 5 – Hồ sơ của nhà thầu

HSDT/E-HSDT hoặc HSĐX và các tài liệu làm rõ.

Nhóm 6 – Hồ sơ đánh giá

Kết quả mở thầu, báo cáo đánh giá, hồ sơ làm rõ và các tài liệu liên quan.

Nhóm 7 – Hồ sơ kết quả

Báo cáo thẩm định trong trường hợp áp dụng, quyết định phê duyệt và thông tin công khai.

Nhóm 8 – Hồ sơ hợp đồng

Hợp đồng, phụ lục, bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu có.

Nhóm 9 – Hồ sơ thực hiện hợp đồng

Giao nhận, nghiệm thu, hóa đơn, thanh toán, bảo hành, thanh lý và tài liệu liên quan.

Không nên gọi toàn bộ các nhóm trên là “HSDT”.

HSDT chỉ là hồ sơ do nhà thầu lập và nộp theo yêu cầu của HSMT.

34. Phân biệt HSMT – HSDT – E-HSMT – E-HSDT – HSYC – HSĐX

Đây là phần cần chuẩn hóa khi viết hồ sơ.

HSMT – Hồ sơ mời thầu: Hồ sơ được lập để nhà thầu căn cứ chuẩn bị HSDT và làm cơ sở đánh giá HSDT theo trường hợp áp dụng.

E-HSMT – Hồ sơ mời thầu điện tử: HSMT sử dụng trong lựa chọn nhà thầu qua mạng.

HSDT – Hồ sơ dự thầu: Hồ sơ do nhà thầu lập và nộp theo HSMT.

E-HSDT – Hồ sơ dự thầu điện tử: HSDT được lập, nộp trên Hệ thống theo E-HSMT.

HSYC – Hồ sơ yêu cầu: Hồ sơ được sử dụng đối với hình thức/trường hợp pháp luật quy định sử dụng HSYC.

HSĐX – Hồ sơ đề xuất: Hồ sơ do nhà thầu lập để đáp ứng HSYC trong trường hợp tương ứng.

Việc sử dụng đúng thuật ngữ giúp hồ sơ chuyên nghiệp và hạn chế nhầm lẫn về quy trình.

35. Có bắt buộc phải lấy 3 báo giá không?

Đây là câu hỏi rất phổ biến.

Không nên mặc định rằng:

“Mọi hoạt động mua sắm đều bắt buộc phải có đúng 3 báo giá.”

Việc xác định giá, khảo sát thị trường và hồ sơ chứng minh phải căn cứ quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Ba báo giá có thể được sử dụng trong một số quy trình hoặc quy chế nội bộ, nhưng không nên biến thành một “nguyên tắc pháp luật chung” cho mọi gói mua sắm nếu không có căn cứ cụ thể.

36. Có được chia nhỏ gói thầu để xuống dưới hạn mức không?

Việc phân chia gói thầu phải có căn cứ hợp lý.

Không được chia nhỏ nhằm mục đích né tránh việc áp dụng quy định về lựa chọn nhà thầu.

Khi phân chia, cần xem xét:

Tính chất kỹ thuật;

Tính đồng bộ;

Trình tự thực hiện;

Khả năng quản lý;

Thị trường cung cấp;

Hiệu quả kinh tế;

Các căn cứ pháp lý khác.

Đây là nội dung cần đặc biệt thận trọng trong công tác kiểm tra và kiểm toán hồ sơ mua sắm.

37. Mua hàng dưới 100 triệu có cần HSMT không?

Không thể trả lời chung cho mọi trường hợp.

Đối với gói thầu hoặc nội dung mua sắm không quá 100 triệu đồng thuộc trường hợp quy định tại cơ chế mua sắm giá trị nhỏ hiện hành, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể quyết định việc mua sắm theo quy định tương ứng.

Do đó, không nên máy móc lập một bộ HSMT đầy đủ chỉ vì quen với quy trình đấu thầu rộng rãi.

Ngược lại, cũng không được sử dụng ngưỡng 100 triệu để bỏ qua quy trình đối với trường hợp không thuộc đối tượng được áp dụng.

38. Gói mua sắm hàng hóa 500 triệu có được chỉ định thầu không?

Không nên trả lời chỉ dựa trên con số 500 triệu đồng.

Cần xác định:

Gói thầu thuộc dự án hay dự toán mua sắm;

Loại gói thầu;

Trường hợp áp dụng;

Hạn mức hiện hành;

Điều kiện của hình thức chỉ định thầu;

Các yếu tố khác.

Theo hạn mức được điều chỉnh từ ngày 09/09/2026, mức 500 triệu đồng có thể nằm trong hạn mức chỉ định thầu của một số nhóm gói thầu. Tuy nhiên, việc áp dụng vẫn phải đáp ứng đúng trường hợp và quy trình pháp luật.

39. Gói mua sắm hàng hóa 2 tỷ đồng có bắt buộc đấu thầu rộng rãi không?

Tương tự, không thể chỉ nhìn vào giá trị 2 tỷ đồng để kết luận.

Theo hạn mức mới năm 2026, gói hàng hóa thuộc dự án có giá không quá 3 tỷ đồng nằm trong hạn mức chỉ định thầu theo trường hợp quy định.

Nhưng điều này không có nghĩa mọi gói hàng hóa 2 tỷ đồng đều mặc nhiên được chỉ định.

Cần xem xét toàn bộ điều kiện pháp lý.

40. Những lỗi thường gặp trong hồ sơ mua sắm

Các đơn vị nên đặc biệt tránh:

Xác định sai phạm vi áp dụng;

Áp dụng hạn mức cũ;

Xác định sai hình thức lựa chọn nhà thầu;

Nhầm HSMT với HSYC;

Nhầm HSDT với HSĐX;

Sử dụng mẫu hồ sơ cũ;

Xây dựng tiêu chí hạn chế cạnh tranh;

Xác định giá thiếu căn cứ;

Chia nhỏ gói thầu không phù hợp;

Đánh giá nhà thầu bằng tiêu chí không có trong HSMT;

Bảo đảm dự thầu sai mẫu hoặc sai thời gian hiệu lực;

Hợp đồng không thống nhất với hồ sơ lựa chọn nhà thầu;

Hồ sơ nghiệm thu, thanh toán không đầy đủ;

Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ.

41. Checklist quy trình mua sắm hàng hóa năm 2026

Trước khi triển khai một gói mua sắm, chủ đầu tư có thể kiểm tra theo checklist:

01. Nhu cầu mua sắm đã được xác định rõ chưa?

02. Nguồn vốn đã xác định chưa?

03. Đã xác định hoạt động có thuộc phạm vi Luật Đấu thầu chưa?

04. Dự toán/giá gói thầu đã có căn cứ chưa?

05. Việc phân chia gói thầu có hợp lý không?

06. Hình thức lựa chọn nhà thầu có đúng trường hợp không?

07. Phương thức lựa chọn có phù hợp không?

08. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt trong trường hợp cần thiết chưa?

09. Đang sử dụng HSMT/E-HSMT hay HSYC?

10. Đã sử dụng đúng mẫu hiện hành chưa?

11. Tiêu chí kỹ thuật có nguy cơ hạn chế cạnh tranh không?

12. Bảo đảm dự thầu có đúng yêu cầu không?

13. Quá trình đánh giá có bám sát hồ sơ đã phát hành không?

14. Báo cáo đánh giá sử dụng đúng mẫu không?

15. Kết quả đã được phê duyệt đúng thẩm quyền chưa?

16. Hợp đồng có thống nhất với kết quả lựa chọn nhà thầu không?

17. Hồ sơ giao nhận, nghiệm thu và thanh toán đã đầy đủ chưa?

18. Hồ sơ đã được lưu trữ đầy đủ chưa?

42. Dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu tại Minh Phuong Corp

Minh Phuong Corp cung cấp dịch vụ tư vấn, lập và rà soát hồ sơ lựa chọn nhà thầu, hỗ trợ chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu trong quá trình thực hiện thủ tục đấu thầu.

Đối với chủ đầu tư và bên mời thầu, phạm vi hỗ trợ có thể gồm:

Rà soát hồ sơ mua sắm;

Rà soát căn cứ pháp lý;

Hỗ trợ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

Lập và rà soát HSMT/E-HSMT;

Lập và rà soát HSYC;

Hỗ trợ đăng tải thông tin;

Hỗ trợ xử lý làm rõ hồ sơ;

Hỗ trợ đánh giá HSDT/E-HSDT hoặc HSĐX theo phạm vi công việc;

Hỗ trợ lập báo cáo đánh giá;

Rà soát hồ sơ trình phê duyệt;

Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ lựa chọn nhà thầu.

Đối với nhà thầu, Minh Phuong Corp có thể hỗ trợ:

Nghiên cứu E-HSMT;

Phân tích điều kiện tham dự;

Lập checklist E-HSDT;

Rà soát năng lực tài chính;

Rà soát kinh nghiệm;

Rà soát hợp đồng tương tự;

Rà soát hàng hóa chào thầu;

Rà soát catalogue và tài liệu kỹ thuật;

Rà soát bảo đảm dự thầu;

Hỗ trợ lập đề xuất kỹ thuật;

Hỗ trợ lập E-HSDT;

Kiểm tra biểu mẫu;

Rà soát giá dự thầu;

Kiểm tra tổng thể hồ sơ trước thời điểm đóng thầu.

43. Tại sao nên rà soát hồ sơ trước khi phát hành hoặc nộp thầu?

Đối với chủ đầu tư, một HSMT có tiêu chí không phù hợp có thể dẫn đến:

Kiến nghị;

Phải sửa đổi HSMT;

Gia hạn thời điểm đóng thầu;

Giảm tính cạnh tranh;

Khó khăn trong đánh giá;

Rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.

Đối với nhà thầu, một E-HSDT có sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đánh giá.

Vì vậy, việc kiểm tra độc lập trước khi phát hành HSMT hoặc nộp E-HSDT là bước rất cần thiết.

44. Quy trình mua sắm hàng hóa chuẩn hóa

Có thể tóm tắt toàn bộ quy trình theo chuỗi:

Xác định nhu cầu mua sắm

↓

Xác định nguồn vốn và phạm vi áp dụng

↓

Xác định dự toán, giá gói thầu

↓

Xác định và phân chia gói thầu

↓

Lựa chọn hình thức, phương thức phù hợp

↓

Lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu trong trường hợp áp dụng

↓

Lập HSMT/E-HSMT hoặc HSYC

↓

Phê duyệt và phát hành hồ sơ

↓

Nhà thầu lập HSDT/E-HSDT hoặc HSĐX

↓

Tiếp nhận và mở thầu theo quy trình áp dụng

↓

Đánh giá hồ sơ

↓

Làm rõ hồ sơ khi cần thiết và phù hợp quy định

↓

Lập báo cáo đánh giá

↓

Thẩm định trong trường hợp áp dụng

↓

Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

↓

Công khai kết quả

↓

Hoàn thiện và ký hợp đồng

↓

Thực hiện hợp đồng

↓

Giao hàng – lắp đặt – chạy thử

↓

Nghiệm thu

↓

Thanh toán

↓

Bảo hành – bảo trì

↓

Lưu trữ hồ sơ

45. Kết luận

Quy trình mua sắm hàng hóa năm 2026 không nên được xây dựng đơn giản bằng cách chia thành các mốc:

dưới 100 triệu – trên 100 triệu – trên 500 triệu – trên 1 tỷ đồng.

Cách tiếp cận phù hợp hơn là:

Xác định phạm vi áp dụng → xác định nguồn vốn → xác định loại gói thầu → xác định giá gói thầu → xác định trường hợp pháp lý → lựa chọn hình thức và phương thức → lập đúng hồ sơ → tổ chức lựa chọn nhà thầu → đánh giá → phê duyệt → ký và quản lý hợp đồng.

Đặc biệt, từ ngày 09/09/2026, các đơn vị cần cập nhật các quy định mới liên quan đến mua sắm không quá 100 triệu đồng, hạn mức chỉ định thầu và hệ thống biểu mẫu mới.

Không nên tiếp tục sử dụng nguyên trạng các quy trình, biểu mẫu hoặc bài hướng dẫn được xây dựng theo hạn mức cũ mà chưa kiểm tra lại hiệu lực pháp lý.

Đối với từng gói thầu cụ thể, nguyên tắc quan trọng nhất là:

Đúng căn cứ pháp lý – Đúng hình thức – Đúng phương thức – Đúng mẫu hồ sơ – Đúng tiêu chuẩn đánh giá – Đúng thẩm quyền – Đúng quy trình.

MINH PHUONG CORP

DỊCH VỤ TƯ VẤN – LẬP – RÀ SOÁT HỒ SƠ ĐẤU THẦU

Hỗ trợ:

HSMT – E-HSMT

HSYC – HSĐX

HSDT – E-HSDT

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Hồ sơ mua sắm hàng hóa

Rà soát hồ sơ đấu thầu qua mạng

HOTLINE: 0903649782 

QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ LỰA CHỌN NHÀ THẦU MỚI NHẤT 2026

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin tham khảo và được cập nhật theo hệ thống quy định tại thời điểm tháng 9/2026. Khi áp dụng cho một trường hợp cụ thể cần kiểm tra nguồn vốn, chủ thể, loại gói thầu, giá gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm thực hiện và các quy định chuyên ngành có liên quan.